J’avais un plan de relations publiques de secours pour le plan de sauvegarde de mon mariage. Vous avez bien lu.

L’industrie des mariages et des événements avait mis en place des plans minimaux pour la gestion des relations publiques de crise, mais lorsqu’une pandémie de santé internationale affecte le monde et amène même l’industrie de l’événementiel à créer des plans de crise instantanés, en tant que professionnels des relations publiques, nous nous demandons: Que pouvons-nous apprendre de cette évolution?

Voici trois points à retenir pour les communicateurs qui tentent de rassembler les gens pendant la crise du COVID-19:

1. Communiquez tôt et souvent.

S’il y a une chose que j’ai apprise en planifiant un mariage au cours de l’année du coronavirus, c’est à quel point il était important de savoir quelles étaient mes options dès le début.

Si votre client doit annoncer de mauvaises nouvelles à ses clients, il est préférable de la communiquer tôt afin qu’ils aient toujours le contrôle sur le récit et que vous puissiez vous préparer à la sauvegarde.

Pour le mariage, si j’étais resté assis début avril à attendre la fin de cette pandémie, j’aurais raté la mise en place de nos fournisseurs de premier choix pour notre nouvelle date. Nous avons donné à nos clients des dates précises quant à la date à laquelle une décision de report serait prise, ce qui arriverait à leurs dépôts de bloc de chambres et, surtout, quand ils auraient de nos nouvelles.

Au début, la pandémie était une situation fluide qui changeait de jour en jour. Nous avons essayé d’anticiper les questions sans qu’il soit nécessaire de les poser. Préparer votre client de cette manière et l’encourager à être transparent sur les informations dès le début est essentiel pour garder le contrôle lorsque la situation est loin d’être contrôlée.

2. « Virtuel »est là pour rester.

Si votre client a un lieu qui n’héberge pas d’événements en personne de si tôt, au lieu d’annuler, pouvez-vous vous synchroniser avec une plate-forme de streaming pour transformer la réunion ou la conférence de votre client en un événement virtuel?

Les événements virtuels ont augmenté de plus de 1 000% cette année seulement, et les entreprises devraient envisager d’adopter des offres virtuelles même après la reprise des événements en personne. De nombreuses entreprises ont réduit leurs budgets de voyage en raison du COVID-19, de sorte que les capacités de vidéo à la demande et de streaming donneront un accès supplémentaire à l’événement de votre client pour ceux qui ne peuvent pas y assister en personne.

Découvrez ces conseils de Dacast, une plate-forme de streaming, sur l’exécution d’événements réussis et engageants.

Avant la pandémie, les mariages en direct ne figuraient pas exactement en tête de liste des couples. Cependant, les couples qui voulaient poursuivre leur rendez-vous initial et ont été contraints de réduire considérablement leur liste d’invités ont tiré parti du streaming pour aider les invités à se sentir toujours impliqués dans la journée spéciale. Cette utilisation de la technologie est quelque chose que nous, en tant que professionnels des relations publiques, devons expliquer ou offrir à nos clients de l’industrie de l’événementiel lorsque la distance et la capacité limitent la fréquentation.

3. Soyez ingénieux.

La pandémie de coronavirus affecte profondément l’économie et sans énumérer tous les impacts, le chômage à lui seul est proche de 20%, un record historique. Certains de vos clients quotidiens peuvent avoir assumé de nouvelles responsabilités pour des collègues qui ont été mis à pied ou mis à pied. L’ensemble de leur description de poste aurait pu changer du jour au lendemain et les relations publiques pourraient ne plus être leur priorité absolue.

Comprendre quelles nouvelles responsabilités votre client a assumées et où s’inscrit les relations publiques aidera à façonner les conversations autour de la stratégie. Y a-t-il une opportunité pour vous de retirer quelque chose de leur assiette? Quelque chose peut-il être sous-traité à un fournisseur local? Pouvez-vous aider leur budget en proposant des solutions pour réutiliser quelque chose d’un événement précédent? Cherchez des moyens de faciliter cette transition pour votre client et il vous considérera comme un partenaire irremplaçable.

En tant que publicistes, nous vivons et respirons dans le monde des relations publiques en crise, même à plus petite échelle, comme la création d’un plan de sauvegarde pour un discours qui ne colle pas. On nous apprend à toujours penser aux plans B, C et D afin de pouvoir fournir aux clients les résultats les plus puissants. En fin de compte, ce que le secteur de l’événementiel peut apprendre, c’est que nous sommes tous dans le même bateau.

Créons des plans de relations publiques de crise afin que nous soyons toujours prêts, mais espérons aussi que nous n’aurons jamais besoin de les utiliser.

Lisa Glover est directrice des relations publiques à la SSPR avec une formation en voyages et hôtellerie, spécialisée dans les partenariats de marque.

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