Même dans le meilleur des cas, les employés ne sont pas satisfaits d’obtenir l’essentiel de leurs informations auprès de leurs collègues ou du moulin à rumeurs du bureau. Mais quand une pandémie mondiale fait rage, les cadres supérieurs de l’entreprise ont une formidable opportunité et la responsabilité d’être visibles pour les personnes qu’ils embauchent.

De plus, les employés veulent entendre les dirigeants dès maintenant. Selon Edelman, 63% des travailleurs font confiance à ce que dit leur employeur sur le coronavirus – battant à la fois les sources d’information traditionnelles (51%) et le gouvernement (58%). Mais comment peuvent-ils garder les employés informés, en particulier lorsque les effectifs peuvent être dispersés en raison de politiques de travail à domicile à long terme? La réponse passe par une sortie constante de messages via l’intranet de l’organisation et les outils technologiques associés.

Un intranet centralisé permet la distribution rapide des alertes, mises à jour, événements et réglementations pertinentes pour les employés. Cependant, le simple fait d’avoir un intranet ne suffit pas. Les PDG et autres dirigeants doivent s’engager activement dans la solution. Malheureusement, cela ne se produit pas en masse, ce qui pourrait expliquer pourquoi 52% des professionnels de l’informatique disent que leurs collègues sont mécontents de l’intranet de leur entreprise.

Pourquoi les intranets ne parviennent pas à amplifier les communications d’entreprise

Il peut sembler étrange qu’un intranet d’entreprise conçu pour un déploiement rapide des communications et des données pertinentes puisse s’éteindre. Une des raisons fréquentes de la fatigue intranet chez les travailleurs est que leurs dirigeants ne sont pas présents dans le système. En substance, l’intranet commence à se sentir comme un endroit pour les employés en dessous d’un certain niveau hiérarchique ou d’un certain niveau de rémunération. Ce n’est ni motivant ni réconfortant.

Les dirigeants n’utilisent pas leurs intranets pour s’aligner et communiquer avec les employés pour diverses raisons – mais la raison la plus souvent citée? Ils sont occupés. D’autres ne savent pas comment tirer parti d’un intranet pour battre le tambour et partager des messages stratégiques. Pourtant, lorsque les dirigeants sont visiblement absents de leur intranet d’entreprise ou ne s’engagent pas à utiliser la technologie utilisée par leurs équipes, le résultat peut être une déconnexion entre les services et les gens.

Cette déconnexion peut entraîner des problèmes opérationnels et un désalignement des objectifs organisationnels.

Utilisation efficace de l’intranet comme moyen de communication principal

90% des intranets n’atteignent jamais leur troisième anniversaire. Pour donner à la vôtre les meilleures chances de survie, suivez quelques directives pour rendre l’utilisation de l’intranet omniprésente dans toutes les strates de votre entreprise.

1. Définissez des directives pour savoir quand utiliser différents outils technologiques.

La plupart des entreprises utilisent une variété d’outils en plus d’un intranet. Assurez-vous que tout le monde, du stagiaire d’été au directeur financier, sait quand et comment utiliser chaque système.

Par exemple, votre équipe peut compter sur Slack pour des réponses instantanées et des discussions rapides, mais votre intranet est probablement un meilleur portail pour des informations précieuses qui pourraient rapidement être enterrées dans Slack ou dans les discussions par e-mail. De même, l’intranet peut être plus utile pour partager les informations de connexion Zoom ou les alertes d’urgence concernant un pivot d’entreprise lié au COVID-19.

Plus votre équipe sera confiante avec votre pile technologique intégrée, plus il sera facile d’éviter les incidents de communication et d’augmenter le dialogue et la collaboration.

2. Établissez un siège virtuel.

Au début de la pandémie, nous étions nombreux à penser que nous serions de retour au bureau dans quelques semaines. Inutile de dire que de nombreux lieux de travail fonctionnent encore à distance – et certains font du télétravail des employés en permanence. Cela signifie qu’ils devront s’appuyer sur un hub centralisé pour tenir les employés informés.

Un intranet garantit non seulement que chacun a accès à des informations vitales, mais aussi que personne ne se sent seul. Les intranets modernes et puissants permettent aux employés de se connecter à plusieurs systèmes avec un seul ensemble d’informations d’identification. Plutôt que d’avoir à passer de leur courrier électronique à leur calendrier vers des plates-formes de vente, les employés peuvent obtenir ce dont ils ont besoin depuis leur siège virtuel: l’intranet de l’entreprise.

3. Faites-en un effort interfonctionnel.

Au tout début de la création d’un intranet, le service informatique d’une entreprise était chargé de créer, d’exécuter et d’administrer l’intranet. Grâce à la disponibilité d’options plug-and-play, les membres de l’équipe informatique n’ont plus besoin de prendre des décisions de communication ou de déployer des informations.

Une équipe interfonctionnelle de pairs de divers services doit surveiller et examiner votre intranet, pas seulement l’équipe de communication interne ou le service informatique. Envisagez de faire appel à une personne de la suite C, un coéquipier marketing, un représentant des ventes et un chef d’équipe du service client, entre autres joueurs. Chaque personne peut s’assurer que l’intranet est pleinement utilisé – ou signaler les possibilités d’améliorer l’engagement.

En allégeant votre équipe informatique, votre intranet peut devenir un hub intuitif et prospère qui fonctionne pour tout le monde, y compris les dirigeants.

Il est impossible de trop communiquer, surtout si vous êtes un cadre. Utilisez votre intranet et d’autres outils technologiques pour diffuser efficacement les informations et favoriser la collaboration. Plus votre connexion avec les membres de l’équipe est forte, plus rapidement vous pouvez aider votre organisation à passer du mode de gestion de crise au mode «à toute vapeur».

Vous voulez apprendre d’autres façons de stimuler les échanges de produits biologiques pendant la pandémie? Téléchargez les résultats de l’enquête «État des communications internes pendant le COVID-19» pour obtenir des statistiques stimulantes et des recommandations concrètes.

Auteur: Dhiraj Sharma

Dhiraj Sharma est un entrepreneur en série et un passionné de technologie qui se passionne pour la promotion d’un but et d’un sens sur le lieu de travail. Dhiraj est le fondateur et PDG de Simpplr, un fournisseur de logiciels intranet modernes pour les employés qui aide les entreprises à engager leur main-d’œuvre en transformant la communication des employés. Les résultats sont révélateurs: Clients… Voir le profil complet ›