Imaginez la dernière fois que vous avez présenté de nouvelles informations à un groupe d’employés au cours d’une session prolongée d’une à trois heures.

Étiez-vous:

Déployer un nouveau logiciel et comment y accéderont-ils pour maintenir leur propre fichier? Vous expliquez une politique nouvelle ou révisée? Vous dirigez une session de formation?

En tant que communicateur, vous avez probablement demandé à votre public à plusieurs reprises au cours de la présentation: «Comprenez-vous?»

Comment les gens réagissent-ils généralement? Ils hochent la tête, sourient, disent oui. Même s’ils ne comprennent pas, ils supposent qu’ils le découvriront plus tard.

Certains le feront. Certains ne le feront pas.

Voici quatre façons de vous assurer que les autres comprennent vraiment ce que vous communiquez.

1. N’ayez pas peur de la répétition.

Si nous apprenons quelque chose des publicités télévisées, c’est que la fréquence est payante. Certains sponsors utilisent la même annonce trois à six fois en quelques heures. Et à l’occasion, la publicité est diffusée deux fois pendant la même coupure de réseau – dos à dos!

Pourquoi?

Le cerveau humain filtre le «bruit». Parfois, nous devons entendre un message six, sept, voire huit fois avant qu’il ne colle. Et considérez ceci: les auditeurs individuels n’acceptent pas toujours «entrant» exactement au même moment que vous diffusez «sortant». Alors ne soyez pas frustré par votre groupe lorsque vous l’avez «déjà dit». Attendez-vous et prévoyez de le répéter. Et encore. Et encore.

Un autre rappel: commencez la réponse répétitive par une phrase telle que «Comme je l’ai mentionné plus tôt…». insulte votre auditeur. Paraphrasé par «une attitude», ce libellé signifie: «N’écoutiez-vous pas plus tôt ou êtes-vous simplement lent?»

2. Décompressez votre message de plusieurs manières.

Élargissez votre sens en élaborant. Voici quelques exemples d’introduction et de transitions que vous pourriez utiliser pour élaborer une fois que vous avez aperçu votre message:

« Permettez-moi de vous donner une situation où cela s’appliquerait…. » «Vous vous demandez peut-être quelles seront les implications de ce changement pour vous. Permettez-moi de souligner certaines plaintes de clients que nous prévoyons de se produire le trimestre prochain. Première, …. » «Permettez-moi d’être clair sur ce que nous n’attendons pas de vous lorsque vous apportez des changements spécifiques dans vos propres services.…» «Ce que je viens de dire ne s’appliquera pas également à tous les services. Voici pourquoi certains verront des changements drastiques et certaines divisions ne verront aucun changement…. »

Vous avez l’idée ici.

3. Utilisez des métaphores, des analogies et des illustrations.

Comme celui-ci: «Lorsque nous concevons le boîtier du moteur, nous allons installer un petit appareil qui fonctionne un peu comme une fermeture éclair. Donc, si nous devons effectuer des opérations de maintenance pendant son exécution, nous pouvons simplement le décompresser sans avoir à arrêter les opérations. »

Les métaphores et les analogies communiquent de grands concepts en quelques mots.

Pour plus d’impact et de rétention, ajoutez une anecdote ou une histoire. Pouvez-vous faire passer votre point de vue sur la sécurité en racontant un incident dans votre organisation où un employé a été gravement blessé et a mis des mois à se rétablir parce que les mesures de sécurité avaient été ignorées? Pouvez-vous souligner l’importance de la cybersécurité en racontant comment Leigh Ann a perdu 8 500 $ en cliquant sur un lien de courrier électronique frauduleux?

Des histoires, des métaphores, des analogies, des acronymes et d’autres illustrations vous rappellent.

4. Vérifiez votre compréhension en obtenant des commentaires.

J’ai mentionné dans mon introduction la question inefficace: «Comprenez-vous?» (À moins que vous ne vouliez vous en sortir d’avoir à clarifier!)

Au lieu de cela, posez aux gens des questions auxquelles leurs réponses démontreront leur compréhension. Par exemple:

«Combien de temps pensez-vous que la mise en œuvre prendra?» Si vous aviez en tête une semaine et qu’ils disent quelques mois, alors vous saurez qu’ils ne comprennent pas ce que vous avez l’intention. De quel budget aurez-vous besoin pour mener à bien un tel projet? » Si vous pensez à 1 000 $ et qu’ils prévoient 10 000 $, vous saurez que vous devez en parler davantage. «Quel genre de refus prévoyez-vous que les clients nous diront au cours des prochaines semaines?» Leur «aucun» communiquera qu’ils ont manqué votre message sur l’impact négatif de la nouvelle politique.

Le point: gardez la balle dans votre camp pour savoir qui comprend quoi. Grâce à leurs réponses, vous pouvez déterminer vous-même dans quelle mesure les autres comprennent ce que vous communiquez et ce que vous ne communiquez pas.

Avant de terminer une conversation ou une présentation importante, n’oubliez pas de répéter, de déballer, d’illustrer et de vérifier si nécessaire. Comprenez vous? (Ne vous inquiétez pas, je ne vais pas revenir en arrière.)

Dianna Booher est auteure, coach exécutive et conférencière. Lisez plus de ses idées ici.

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