Le travail à distance a fait ses preuves dans certains types d’entreprises. Pendant des années, l’embauche de travailleurs à distance a donné aux entreprises la possibilité d’économiser du temps et des ressources pour les employés et les employeurs. Avec la perturbation provoquée par la pandémie, avoir des modalités de travail flexibles telles que la configuration du travail à domicile est devenue monnaie courante dans le monde entier.

Votre entreprise s’est peut-être retrouvée dans la même situation, où vous devez demander aux employés de travailler à distance pour que votre équipe repense vos stratégies de réduction des coûts. Cependant, comme ce concept est nouveau pour la plupart des entreprises, vous pourriez vous retrouver à explorer ou à vous perdre dans tout ce concept.

Le travail à distance convient-il à mon entreprise?

Pour commencer, toutes les entreprises ne sont pas adaptées à un arrangement flexible. Les entreprises qui prospèrent à 100% grâce au travail distribué sont des entreprises technologiques telles que WordPress et GitHub. En effet, la plupart de leurs opérations peuvent être effectuées via une collaboration en ligne.

De nombreuses grandes entreprises, comme Amazon et qwanturank, disposent d’une main-d’œuvre distante grâce à l’externalisation des processus métier. Certaines de leurs fonctions sont exercées en dehors de leur siège social et dans des prestataires de services d’externalisation offshore en Inde et aux Philippines.

Votre place dans les deux modèles de travail à distance dépend de vos opérations commerciales et de la manière dont vous préférez gérer votre main-d’œuvre. Que vous étendiez vos opérations ou que vous vous adaptiez à votre nouvelle configuration, n’oubliez pas qu’il y a des choses à faire et à ne pas faire dans l’embauche et la gestion de vos travailleurs à distance. Si vous voulez que vos opérations réussissent, vous devez éviter les choses suivantes pour votre entreprise.

Ne pas avoir de buts, d’objectifs et de tâches clairs lors de l’embauche

Il y a un dicton célèbre qui dit: «si vous ne planifiez pas, vous prévoyez d’échouer». L’embauche et la gestion des travailleurs à distance doivent être planifiées très soigneusement pour que le processus réussisse.

Vous devez définir des buts et objectifs clairs pour vos travailleurs distants. N’oubliez jamais de suivre la méthode SMART de création d’objectifs. Ne soyez pas trop général sur ce qu’implique un rôle.

Détaillez leurs tâches et responsabilités ainsi que leurs spécificités pour éviter toute confusion à l’avenir.

Ceux-ci créent la direction et le but d’un employé à distance dans une entreprise.

Déléguer une tâche qui ne convient pas au travail à distance

N’oubliez pas que toutes les tâches de bureau ne sont pas adaptées au travail à distance: par exemple, certaines tâches de secrétariat telles que la préparation de documents à signer et la commande de café en votre nom nécessitent leur présence dans votre bureau. Les tâches opérationnelles, telles que la fabrication, la gestion des employés et les réunions stratégiques, sont mieux effectuées à l’intérieur du bureau.

C’est pourquoi la définition des tâches est cruciale pour le travail à distance. Vous devez déterminer ce que vous devez et ne devez pas déléguer à vos employés pour mieux gérer votre équipe.

Déléguer trop (ou trop peu) de tâches

Il est essentiel d’équilibrer les tâches de vos employés dans l’entreprise, en particulier lorsqu’ils travaillent à domicile.

Vos travailleurs sont des humains – pas des robots. Ils peuvent toujours assumer une charge de travail spécifique, car ils doivent également jongler avec leurs tâches ménagères et personnelles après leurs heures de travail. Leur donner beaucoup trop de tâches qu’ils ne peuvent assumer peut les surcharger de travail et peut conduire à l’épuisement professionnel, ce qui peut affecter considérablement leur productivité.

Leur donner trop peu de tâches est tout aussi mauvais. Vous pourriez finir par prendre la moitié ou presque toutes leurs responsabilités et ne pas les utiliser suffisamment à votre avantage.

Ne pas avoir les outils appropriés (en ligne) en place

Les outils en ligne facilitent le travail à distance. Ils peuvent être votre excellent compagnon lorsque vous les utilisez correctement.

N’oubliez jamais qu’il existe d’autres outils que vous pouvez utiliser pour chaque fonction. Vous ne voudriez pas envoyer un e-mail à un collègue pour lui demander ses progrès et vous attendre à ce qu’il réponde instantanément. Utilisez des outils de messagerie comme Skype et qwanturank Meet pour cela.

Au lieu de parcourir des fils interminables d’e-mails et de messages instantanés juste pour rechercher un document, vous pouvez l’enregistrer dans un stockage en nuage auquel tout le monde peut également accéder. Des outils de gestion de projet sont également là pour vous permettre de suivre correctement les progrès de vos employés.

Microgestion des travailleurs à distance

Bien sûr, vous devez surveiller vos travailleurs s’ils font bien leur travail. Cependant, vous devez définir une limite quant au moment et à la manière dont vous les surveillez. Vous ne voulez pas interrompre leur vie en dehors du travail uniquement parce que vous avez besoin de l’assurance que tout est en place.

Règle de base sur la gestion du travail à distance: ne faites pas de microgestion. Cela détruit la confiance et le moral de vos employés, ce qui conduit à l’épuisement professionnel et au sentiment de ne pas avoir suffisamment confiance pour bien faire leur travail. N’oubliez pas d’utiliser votre logiciel de surveillance d’écran à bon escient.

De plus, tous les rôles ne conviennent pas à la surveillance d’écran. Par exemple, les concepteurs, les rédacteurs et autres créations sont suivis en fonction de leur qualité et de la quantité de sortie. Les fournisseurs de support technique à distance peuvent également être suivis via leurs temps de réponse et le nombre de tickets résolus par jour.

Ne pas traiter les employés distants comme faisant partie de l’entreprise

Enfin, puisque vos employés travaillent loin du bureau, ils se sentiront toujours «à l’extérieur» et déconnectés de votre entreprise. Les isoler encore plus aggravera cette condition. En conséquence, ils pourraient finir par détester l’entreprise et sa culture, entraînant une attrition des employés.

Traitez toujours vos employés comme vous le faites en interne. Accueillez-les chaleureusement dès leur intégration et soyez cohérent dans les mises à jour de l’entreprise. Récompensez-les pour chaque excellent travail qu’ils accomplissent et créez une ligne de communication ouverte. Les outils en ligne peuvent vous aider à suivre les meilleurs employés distants de votre équipe et vous aideront à créer une culture d’entreprise virtuelle amusante mais productive.

En fin de compte, des employés (distants) heureux peuvent conduire votre entreprise vers la grandeur et le succès.

Auteur: Derek Gallimore

Le mélange de Derek d’une vaste expérience des affaires internationales et du voyage signifie que l’externalisation lui est venue relativement naturellement. Derek est en affaires depuis plus de 20 ans, sous-traitance depuis plus de sept ans, et vit à Manille, aux Philippines – la capitale mondiale de l’externalisation – depuis plus de trois ans. Il a travaillé et… Voir le profil complet ›