Image par Tumisu de Pixabay

Les conférences de presse virtuelles ont largement remplacé les conférences de presse en personne pendant l’épidémie de Covid-19. Les événements en ligne apportent à la fois des défis et des opportunités aux agences de relations publiques et à leurs clients.

Les conférences de presse en ligne rendent plus difficile de retenir l’attention des journalistes et des autres invités, car les participants sont plus sensibles aux distractions. Ils sont plus susceptibles d’effectuer plusieurs tâches pendant l’événement. Et s’ils s’ennuient, ils peuvent facilement quitter l’événement. Fournir des présentations intéressantes et succinctes est plus important que jamais.

Les communiqués de presse en ligne peuvent attirer plus de participants, car les invités ne perdent pas de temps dans le trafic et peuvent y assister depuis de longues distances. Ils fournissent également plus de contrôle au personnel des relations publiques. Les organisateurs peuvent demander aux journalistes de saisir des questions dans la «boîte de discussion» de la plate-forme vidéo, ce qui permet au modérateur de choisir et de choisir des questions et de paraphraser les questions. Certaines agences rapportent en fait de meilleurs résultats avec des conférences virtuelles avec plus de participants et de couverture.

Tenez compte de ces recommandations d’experts en relations publiques et en marketing pour obtenir des résultats exceptionnels.

Assurer des annonces dignes d’intérêt

La plus grande plainte des journalistes à propos des conférences de presse est qu’ils n’ont pas de contenu digne d’intérêt. Règle n ° 1: assurez-vous que votre conférence de presse prévue contient des nouvelles importantes que les journalistes doivent couvrir.

Calendrier et invitations

À l’exception des événements de dernière minute tels que les prix Nobel, la plupart des conférences de presse peuvent être planifiées à l’avance. Développez la liste des invités bien avant l’événement prévu, en utilisant une base de données multimédia ou votre propre liste multimédia personnalisée. Les avis / invitations doivent être envoyés une semaine ou plus avant l’événement afin que les journalistes puissent le mettre à leur horaire. Envoyez des invitations à tous les journalistes battus via plusieurs e-mails. Incluez les influenceurs des réseaux sociaux sur la liste des invitations. Faites un suivi avec des appels téléphoniques aux principaux journalistes et influenceurs. Demandez des réponses afin que leurs adresses e-mail puissent être incluses dans la liste des participants.

Choisissez le bon service

Le logiciel d’événement virtuel que vous avez choisi détermine la capacité et la durée de l’événement, explique Sarah Hill de la société de planification d’événements Seven Events Ltd. Certains logiciels de vidéoconférence limitent le nombre de participants pouvant y assister à tout moment. D’autres limitent la durée des sessions. Les plates-formes payantes offrent généralement un meilleur service client – ce qui peut être très utile si vous rencontrez des problèmes techniques.

Pour les conférences fermées au public, sélectionnez une plateforme avec chat fermé et qui vous permet d’inviter individuellement les journalistes et autres invités, conseille Manit Sethi de Vero. Pour les conférences ouvertes au public, les réseaux sociaux, comme qwanturank, qwanturank, LinkedIn et YouTube, peuvent attirer des participants et des influenceurs intéressés en plus des journalistes. Dans ce cas, optez pour celui où vous avez le plus d’abonnés.

La plupart des services proposent un essai gratuit vous permettant d’effectuer des essais à sec, de vous familiariser avec les fonctionnalités de base et de tester leurs services, tels que la rapidité et l’utilité du support technique en direct.

Testez votre technologie

Avant de tenir la conférence de presse virtuelle, faites un essai pour repérer les équipements défectueux et autres problèmes – et pour préparer les haut-parleurs. Tester l’équipement dans la salle où se tiendra la conférence. Tester l’audio est essentiel car les participants partiront s’ils n’entendent pas les présentateurs.

De toute évidence, une bonne connexion Internet – pour les présentateurs et les participants – est cruciale. Pour cette raison, optez pour une connexion filaire directe plutôt que Wi-Fi et incitez les clients à éviter le Wi-Fi public, conseille Sethi. Pour des productions de haute qualité, procurez-vous un appareil photo reflex numérique ou sans miroir sur un trépied avec un microphone séparé relié à votre ordinateur portable. Pour les présentations professionnelles, pensez à engager des spécialistes techniques.

Gardez l’attention des participants

Précisez l’objectif et les messages clés que vous souhaitez que votre public retienne, déclare Jada Crespo d’Axia Public Relations. Garder les présentations simples, mais informatives, aide à rester sur le message et à éviter de se laisser distraire. Au début de la conférence, présentez vos intervenants et les points clés qui seront livrés. Résumez vos messages clés à la fin de la conférence virtuelle pour faire ressortir vos points. Gardez le texte au minimum. Essayez plutôt de créer une présentation créative sur Prezi ou Canva, suggère Crespo.

Parce qu’il est plus difficile de maintenir l’attention lors d’événements en ligne, certains experts recommandent que les événements en ligne soient plus courts que les conférences de presse en personne. Pensez également à prendre d’autres mesures qui peuvent réduire la fatigue du zoom.

Rassemblez les documents justificatifs

Rendre les pièces justificatives, comme un communiqué de presse, accessibles en ligne aux journalistes. Préparez un dossier de presse comprenant des fiches d’information, des biographies des dirigeants et d’autres informations générales à distribuer aux journalistes. De plus, assurez-vous que les ressources de présentation, y compris un enregistrement numérique et un résumé de la conférence de presse, sont disponibles pour référence dans les heures ou minutes suivant la conclusion de la conférence.

Trouvez un bon modérateur

Un modérateur qualifié, également connu sous le nom de maître de cérémonie, MC ou maître de cérémonie, est plus important pour les événements en ligne, tels que les conférences de presse virtuelles. «Avoir un visage et une voix cohérents qui« assemblent »des sessions virtuelles pour les participants ajoute une familiarité indispensable et aide à atténuer le sentiment d’isolement que les événements en ligne peuvent parfois produire pour les participants», déclare l’expert en événements virtuels Jay Baer.

«La meilleure façon de mettre en œuvre est de demander au modérateur de l’événement d’ouvrir la conférence en ligne – comme pour un événement régulier – puis de modérer les questions des orateurs et de revenir en ligne entre les sessions pour discuter avec les participants», conseille Baer.

Concluez avec des questions

Les conférences de presse virtuelles se terminent généralement par des questions de journalistes. De nombreux programmes permettent aux participants de saisir des questions dans des boîtes de discussion pour réduire la confusion et les interruptions.

Le fait que le modérateur lise à voix haute les questions de la boîte de discussion aide les téléspectateurs à suivre les discussions et à se souvenir des questions. Toutes les questions auxquelles il est impossible de répondre au cours de la conférence doivent être enregistrées et examinées pour fournir des réponses par la suite.

Les experts en relations publiques recommandent également de compléter le calendrier avec du temps supplémentaire au cas où les questions entraîneraient la tenue de la conférence plus tard que prévu.

Organisez des entretiens téléphoniques de suivi individuels avec des journalistes clés afin qu’ils aient un contenu unique à rapporter.

Mesurer le succès

Évaluez l’efficacité de la conférence de presse virtuelle avec un service de surveillance et de mesure des médias. Surveiller et mesurer toute la couverture médiatique, y compris la presse écrite, la diffusion, les nouvelles en ligne et les médias sociaux, que la conférence de presse invite.

De plus, rencontrez les présentateurs immédiatement après la conférence de presse pour discuter du déroulement de la conférence et de ce qu’il faut faire de plus pour corriger les erreurs ou faire avancer l’histoire.

Conclusion: Les agences de relations publiques et leurs clients passent d’une conférence de presse en personne à une conférence de presse virtuelle. Les événements en ligne offrent des avantages mais posent également des écueils. Ces recommandations peuvent aider les relations publiques à organiser des conférences de presse virtuelles exceptionnelles qui peuvent être plus efficaces que des événements en personne.

Planifiez une démo en ligne gratuite du tableau de bord de surveillance et de mesure des médias de Glean.info.

Cet article a été publié pour la première fois sur le blog Glean.info.