De toutes vos responsabilités en tant que propriétaire d'entreprise, il n'y a rien de plus important que la facturation. Sans facturation, vous ne pourrez pas faire entrer de trésorerie dans votre entreprise. Sans cet argent, vous ne pourrez pas développer votre entreprise – et encore moins garder les portes ouvertes très longtemps. La facturation, cependant, est plus que le simple fait d'être payé pour les biens et services que vous avez fournis. Cela peut également façonner la relation que vous entretenez avec vos clients. Réfléchis-y une seconde. Si vous avez envoyé un courriel à un client disant: «Hé, payez ces 500 $ maintenant ou autrement!» Comment pensez-vous que le client réagirait? Même s’ils vous paient dès que possible, je doute fortement qu’ils feront de nouveau affaire avec vous. Dans cet esprit, il est temps de réfléchir à ce que vos habitudes de facturation disent de vous en tant que propriétaire d'entreprise.

Vous oubliez de facturer vos clients.

Ce que cela semble dire sur vous: Peu importe quand ou si vous êtes payé.

C'est de loin la pire erreur qu'un propriétaire d'entreprise puisse commettre. Oublier de facturer vos clients est une indication que vous ne vous souciez pas quand, ou si, vous êtes jamais rémunéré pour les services ou les produits rendus. De plus, cela peut montrer au client que vous n'êtes pas un professionnel qui mérite d'être payé à temps.

Si vous souhaitez être pris au sérieux en tant que professionnel, tout en améliorant votre trésorerie, faites toujours de la facturation une priorité.

Vous ne suivez jamais les retards de paiement.

Ce que cela semble dire sur vous: Être payé n'est pas si grave pour moi.

Même si vous avez fait de la facturation une priorité, il est toujours impératif de faire le suivi de toutes les factures en souffrance. Après tout, il peut arriver qu'une facture n'ait pas été payée à la date d'échéance. Ne pas être proactif montre qu'être payé n'est pas important pour vous.

En tant que propriétaire d'entreprise, il est de votre responsabilité de faire le suivi des retards de paiement. Cela peut impliquer un e-mail, un appel téléphonique ou une visite aimable (mais ferme) si le client est à proximité. N'oubliez pas que plus vous attendez, moins il est probable que la facture sera payée. Si vous utilisez un logiciel de facturation, il enverra automatiquement à vos clients des rappels de retard de paiement.

Encore une fois, si vous voulez être pris au sérieux en tant que professionnel et non en tant qu'amateur qui peut être repoussé, faites immédiatement le suivi des paiements en retard. Dans de nombreux cas, vous constaterez qu'il existe en fait une bonne raison pour laquelle le client n'a pas respecté la date d'échéance. Cependant, si le client ne répond pas, vous devrez peut-être prendre des mesures telles que les traduire en cour des petites créances.

Vous suivez trop.

Ce que cela semble dire sur vous: Tu es désespéré.

En même temps, vous ne voulez pas harceler vos clients plusieurs fois par jour. Vous êtes un propriétaire d'entreprise et non une agence de recouvrement louches.

En traquant vos clients pour un paiement, non seulement vous les ennuyez, mais vous les trouvez aussi désespérés. Et lorsque vous semblez désespéré, vous donnez au client plus de poids pour lésiner sur un paiement.

Cela ne signifie pas que vous devez être complaisant. Faites un suivi des retards de paiement, mais n'allez pas trop loin.

Vous avez besoin d'un acompte.

Ce que cela semble dire sur vous: Vous êtes engagé, fiable et digne de confiance.

Exiger un acompte est en fait une pratique courante chez les propriétaires d'entreprise. Que ce soit 50/50 ou divisé en tiers, cela rassure le client que vous êtes déterminé à terminer le projet. De plus, cela montre aux clients que vous êtes un professionnel qui sait gérer efficacement une entreprise.

Comme avantage supplémentaire, les acomptes vous donnent un afflux d'argent pour payer vos dépenses tout en travaillant sur des projets plus importants. Il adoucit également le coup si un client renonce à un paiement.

Vous demandez le paiement intégral.

Ce que cela dit de vous: Vous ne faites pas confiance au client.

Pour être juste, cela peut être une autre pratique lorsqu'il s'agit de clients exclusifs et haut de gamme. Par conséquent, cela garantit que vous ne jouerez pas au moment de facturer ces clients.

Cependant, cela peut toujours être un geste risqué de votre part. En demandant un paiement in-fill avant le début d'un paiement envoie un signal au client que vous ne lui faites pas confiance. Et travailleriez-vous avec quelqu'un en qui vous n'avez pas confiance?

Si vous n'êtes pas sûr d'un nouveau client, faites des recherches pour vous assurer qu'il n'a pas mauvaise réputation. Si vous n'êtes toujours pas positif, une meilleure option serait de demander un acompte.

Vous facturez une fois le projet terminé.

Ce que cela semble dire sur vous: Vous essayez peut-être d'en tirer un rapidement.

Encore une fois, ce n'est pas complètement hors de la norme. Je veux dire, quand d'autre êtes-vous censé facturer un client alors?

Voici l'inquiétude. Si vous facturez le client à l'instant où vous avez terminé un projet, il peut soupçonner que vous essayez de le surcharger. Même si ce n'est pas le cas, c'est peut-être l'impression qu'ils ont.

Un autre problème avec l'envoi d'une facture immédiatement après la fin d'un projet est qu'elle peut ne pas se synchroniser avec son cycle de facturation. En d'autres termes, s'ils paient leurs factures le premier de chaque mois et que vous envoyez une facture le septième du mois, vous devrez probablement attendre trois semaines avant de payer la facture.

Pour éviter tout retard de paiement, discutez et convenez des conditions de paiement. Par exemple, si vous préférez être payé chaque semaine, assurez-vous que le client le sait avant le début d'un projet. Vous pouvez également synchroniser votre cycle de paiement avec le leur. Donc, s'ils paient des factures le premier du mois, c'est alors que vous les facturerez.

Conseil de pro:

Pour vous assurer de ne pas oublier de facturer à une date précise, utilisez l'automatisation pour envoyer automatiquement la facture à cette date. Si ce n'est pas possible, parce que vous facturez à l'heure, notez dans votre calendrier pour créer et envoyer la facture la veille. Par exemple, si vous attendez un paiement le premier, envoyez la facture le 30 ou le 31.

Vous n'utilisez pas de logiciel de facturation.

Ce que cela semble dire sur vous: Vous êtes inexpérimenté et nouveau dans le jeu.

À cette époque, cela peut être considéré comme inexcusable.

Au lieu de créer manuellement des factures, les logiciels de facturation en ligne sont fournis avec des modèles qui vous permettent de créer et d'envoyer rapidement des factures par voie électronique. Vous pouvez même les personnaliser en incluant votre logo. Par conséquent, vous montrez au client que vous êtes un professionnel expérimenté qui a fait de la facturation une priorité.

L'envoi de factures accélère le processus de paiement car il élimine le courrier postal. De plus, la plupart des solutions de facturation sont livrées avec plusieurs options de paiement afin que le client puisse payer la facture en utilisant son mode de paiement préféré.

Comme si cela ne suffisait pas, ce type de solutions de facturation vous permet de configurer des paiements récurrents et de «cingler» les clients lorsqu'ils manquent une date d'échéance. Et comme ils sont sur le cloud, vous pouvez gérer vos factures quand et où vous le souhaitez.

Vous n'avez pas d'accord écrit.

Ce que cela semble dire sur vous: Vous êtes naïf et trop confiant.

Dans un monde parfait, vous n’auriez pas besoin d’un accord écrit. Malheureusement, ce n'est pas le monde dans lequel nous vivons.

Un accord écrit vous protège, vous et votre entreprise, car il définit les conditions de paiement essentielles. Les deux parties ont ensuite avisé par écrit de la manière dont un paiement est attendu. Cela élimine non seulement les surprises lorsque la facture arrive au client, mais elle peut également être utilisée si vous devez intenter une action en justice contre le client pour une facture impayée.

N'oubliez pas qu'un accord écrit entre vous et l'autre partie n'a pas à être trop compliqué. Il peut s'agir d'un simple document d'une page expliquant l'étendue des travaux et les conditions de paiement.

Vous comptez trop sur l'automatisation.

Ce que cela semble dire sur vous: Vous êtes paresseux et pas aimable.

Comme mentionné à plusieurs reprises, l'automatisation est utile en matière de facturation. Cependant, vous ne pouvez pas compter sur l'automatisation pour gérer complètement vos factures.

Supposons qu'un client a eu une urgence médicale, connaît une urgence médicale ou est en vacances. Vous pouvez «cingler» ce client tout ce que vous voulez lorsque la facture est en souffrance. Dans ces cas, cela ne leur fera pas payer la facture en souffrance.

Au lieu de cela, vous devrez peut-être leur envoyer personnellement un e-mail ou les appeler pour savoir ce qui se passe. S'il n'y a pas de réponse, vous devrez peut-être contacter leur assistant ou collègue.

Le fait est que l'automatisation facilite définitivement la vie. Mais il y aura des moments où vous devrez contacter les clients en cas de problème de facturation.

Vous n'utilisez pas vos factures comme outil marketing.

Ce que cela semble dire sur vous: Vous ne vous souciez pas de fidéliser.

Croyez-le ou non, vos factures constituent un outil marketing efficace. Cela peut être simplement en disant «merci», en partageant un lien vers du contenu utile, en offrant un programme de remise ou de référence, ou en vendant vos services ou produits supplémentaires.

Quelle que soit la méthode que vous choisissez, c'est un moyen infaillible de renforcer la relation avec vos clients et d'obtenir des recommandations de bouche à oreille.