Choisissez le bon logiciel PM pour que vous puissiez en faire plus dans votre agence!

Un propriétaire d'agence m'a demandé: «Quel logiciel PM recommandez-vous? Nous sommes en train de passer de notre système actuel. " Elle envisageait Basecamp pour la communication avec le client et la communication interne, et elle prévoyait de continuer à utiliser FunctionFox pour le suivi du temps.

Basecamp est un excellent outil de communication client, et ils continuent de l'améliorer. (Un de mes clients fait son RP; il semble qu'ils ne soient aussi qu'une excellente entreprise en général.) Cependant, Basecamp n'est pas vraiment un outil de gestion de projet à grande échelle – il n'a pas de suivi du temps ou de gestion du budget (sans modules complémentaires), et il est plus difficile de faire de la communication interne uniquement sur les projets clients.

Si vous voulez regarder plus loin, j'ai une liste en cours d'exécution de logiciels PM pour les agences – actuellement jusqu'à 60+ options différentes. Par exemple:

Peut-être que le meilleur outil tout-en-un est Workamajig … mais seulement si vous vous engagez à tout faire pour tout (y compris votre comptabilité). Les agences ont tendance à aimer Asana, pour la facilité d'utilisation et les options d'intégration de l'application. assez complet, mais tout le monde n'aime pas l'expérience utilisateur.

En général, mon parti pris est contre le changement d'outils, en raison de la productivité inhérente «frappée» chaque fois que vous changez. Autrement dit, vous constaterez une baisse des facturables lors de votre changement, et le nouvel outil peut ne pas résoudre tous vos problèmes passés (et il en introduira probablement de nouveaux). Mais parfois, vous décidez que les avantages l'emportent sur les inconvénients.

Si votre agence envisage de changer d'outils PM, je vous recommande de demander à votre PM le plus âgé de diriger le processus. Si vous n’avez pas de PM, cela incombera à votre responsable des opérations le plus haut placé… ou à vous en tant que propriétaire.

Examinons le processus étape par étape que je recommande pour vous aider à choisir le meilleur logiciel PM pour votre agence!

Processus de sélection des logiciels PM: 22 étapes pour votre agence

Lorsqu'il s'agit de créer un processus de sélection d'outils PM, je recommande les 22 étapes suivantes:

Choisissez quelqu'un pour diriger le processus de sélection. Il s'agit généralement du directeur des opérations, d'un PM principal ou (dans les petites agences) du partenaire le plus soucieux du détail. Identifiez pourquoi vous souhaitez changer d'outils … et pourquoi cela vaudra la peine et la réduction initiale de la productivité vous changez, sauf que rien ne sera parfait. Les agences utilisent généralement un ensemble de 2 à 3 outils pour accomplir des parties clés de leur travail, y compris un logiciel financier distinct.Faites une liste des lacunes dans votre configuration actuelle.Confirmez que vous ne pouvez pas combler ces lacunes via des plugins, des intégrations de modules complémentaires et / ou des changements de processus. Le «syndrome des objets brillants» n'est pas votre ami. Vous avez toujours besoin de changer? Faites une liste des fonctionnalités indispensables et agréables à avoir. Consultez mon article sur les options du logiciel PM pour les agences. Il existe des dizaines et des dizaines d'options.Lisez d'autres articles sur la sélection de logiciels PM. C'est une grosse décision; vous choisissez quelque chose pour vous durer plus de 3 ans.Lorsque vous passez en revue les options, affinez votre liste de fonctionnalités (y compris en ajustant la priorité) .Rétrécissez votre liste à 3-5 options pour explorer davantage.Faites la visite en ligne, faites un démo, et évaluez si leurs ressources de support semblent complètes à vos besoins. Limitez votre liste à 2-3, pour faire des essais gratuits. Choisissez un exemple de projet pour votre essai. Idéalement, il sera similaire à ce que vous utiliserez l'outil à l'avenir; Je ne recommande PAS de l'utiliser pour un projet en direct, car c'est une situation trop critique pour la mission. Décidez quels membres de l'équipe participeront aux tests. Initialement, vous souhaiterez peut-être que le PM charge le projet avant d'inviter d'autres personnes à participer, mais cela dépend en partie de la manière dont le reste de l'équipe souhaite être impliqué.Tester simultanément le projet dans les systèmes 2-3 finalistes. vous pouvez abandonner le processus, en raison de toute découverte de «dealbreaker». Pesez où vous devez étendre le test – par exemple, enrôler plus de membres de l'équipe, ajouter des engagements avec les clients, demander à un client en direct de vous aider à générer des commentaires (de préférence quelqu'un qui » Je me sentirai flatté par la demande plutôt que contrarié.) Prenez une décision. (Encore une fois, accepter qu'il n'y a pas de choix parfait.) Demandez au chef de sélection de diriger également le processus de migration.Choisissez s'il faut faire un changement de dinde froide (tout le monde se déplace) ou un changement progressif (mouvement partiel). Chacun a ses avantages et ses inconvénients; adoptez l'approche qui correspond à la culture de votre agence. Respirez un petit soupir de soulagement. Commencez à vous ennuyer avec le nouvel outil… mais faites-vous attendre 3 ans et plus avant de changer à nouveau.

Question: Quelle est la prochaine étape du processus de sélection des logiciels de gestion de projet de votre agence?