Le bureau traditionnel pourrait être en voie d'extinction. Selon une étude IWG de 2018 qui a interrogé plus de 18000 professionnels de 96 pays, plus des deux tiers de la main-d'œuvre mondiale travaille à distance au moins une partie de la semaine. Une étude similaire publiée en 2019 a révélé que le nombre de personnes qui travaillent régulièrement à domicile a augmenté de 173% depuis 2005 et que les bureaux des bureaux des sociétés Fortune 1000 sont vacants 50 à 60% du temps.

Qu'est-ce qu'un gestionnaire de projet virtuel

De nombreuses organisations ne sont pas tout à fait prêtes à passer à des équipes entièrement virtuelles, mais elles peuvent avoir des projets spécifiques où tirer parti des talents répartis géographiquement est logique. Lorsque ces projets démarrent, un gestionnaire de projet virtuel est généralement nécessaire pour aider à garder tout sur la bonne voie. Cette personne peut être un gestionnaire au sein de l'organisation ou un consultant spécialisé possédant une vaste expérience de la supervision d'équipes à distance.

Dans tous les cas, les leaders virtuels sont confrontés à un certain nombre de défis que le gestionnaire moyen n'a peut-être pas beaucoup d'expérience pour gérer. Heureusement, il existe un certain nombre de stratégies que les leaders à distance peuvent intégrer dans un projet qui peuvent les aider à tout respecter dans les délais.

Comment être un gestionnaire de projet virtuel efficace

Avoir un système

La nature des équipes virtuelles les rend un peu plus difficiles à gérer sur une longue période qu'une équipe colocalisée. Des difficultés de communication ou de programmation peuvent entraîner la perte d'informations importantes lors de la lecture aléatoire. Plus important encore, il peut être difficile de savoir qui travaille sur diverses tâches à un moment donné ou lorsque différents membres de l'équipe sont disponibles. Trop d'ambiguïté dans une équipe virtuelle se traduit généralement par une diffusion des responsabilités lorsqu'il s'agit de faire avancer les choses. Si un chef de projet virtuel ne dispose pas d'un système bien défini pour suivre les progrès, le flux de travail et les attentes, les équipes auront du mal à être aussi efficaces et efficaces que possible. Les leaders qui réussissent sont proactifs et organisés, ce qui leur permet de s'assurer que tout le monde est sur la bonne voie et travaille vers des objectifs d'équipe clairement définis.

Bien utiliser les outils de communication

La communication est essentielle pour les équipes géographiquement réparties. Heureusement, il existe de nombreuses technologies disponibles qui facilitent le partage d'informations et la collaboration sur des projets au fil du temps. Pour la plupart des équipes virtuelles, le courrier électronique est presque aussi obsolète que l'envoi d'une lettre physique. Des outils collaboratifs tels que les plates-formes de vidéoconférence, les programmes de messagerie instantanée, les logiciels de gestion de projet et les suites de stockage de documents / partage de fichiers sur le cloud permettent aux équipes d'accéder à tout moment aux informations et aux matériaux dont elles ont besoin. Les membres de l'équipe peuvent utiliser ces outils pour communiquer instantanément, les aidant à clarifier les situations et à fournir un soutien plus efficace. Lorsqu'un chef de projet virtuel lance une équipe, il doit s'assurer que chaque membre comprend quels outils sont à sa disposition et comment les utiliser.

Établir la confiance et les relations

Même si une équipe virtuelle a les meilleurs processus et outils en place, elle ne parviendra toujours pas à produire des résultats positifs si les membres de l'équipe ne se font pas confiance ni à leur chef de projet virtuel. Un manque de confiance peut se manifester de diverses manières. Dans la plupart des cas, le problème fondamental est le manque de relations solides et authentiques au sein de l'équipe. Le but de l'organisation des personnes en équipes est de tirer parti du potentiel créatif de la collaboration, mais pour travailler ensemble de manière productive, les membres de l'équipe doivent se comprendre les uns les autres et avoir confiance que les autres respecteront leurs engagements. Lorsqu'ils perdent confiance entre eux ou en un leader virtuel, les membres de l'équipe peuvent se désengager et s'orienter, ce qui rend difficile toute forme de travail collaboratif. Les chefs de projet virtuels doivent se rappeler que ces relations sont importantes et reconnaître l'importance de promouvoir des exercices de consolidation d'équipe qui contribuent à instaurer la confiance.

Tirez le meilleur parti des réunions virtuelles

Les réunions virtuelles sont l'un des moyens les plus efficaces pour les équipes distantes de partager des informations, d'évaluer les progrès et de fixer des priorités. Ils constituent également une bonne occasion pour les membres de l'équipe de se familiariser et de se sentir plus à l'aise les uns avec les autres, en particulier lorsqu'ils organisent des réunions sur des plateformes de vidéoconférence. Les chefs de projet virtuels peuvent utiliser ces réunions comme un moyen d'établir un ordre du jour clair pour l'équipe et d'aider chacun à se sentir impliqué. Une réunion virtuelle ne doit jamais être considérée comme acquise. Ils doivent être programmés très soigneusement pour s'assurer que chaque membre de l'équipe est en mesure d'assister et doit toujours se concentrer sur des sujets très spécifiques. Les réunions doivent être suffisamment routinières pour que les gens sachent à quoi s'attendre de leur part, mais pas si courantes qu'elles commencent à interférer avec le travail de quiconque.

Mettre l'accent sur la responsabilité

L'une des tâches les plus importantes pour un chef de projet virtuel est de s'assurer que chaque membre se tient responsable de son travail. Étant donné que les membres de l'équipe sont souvent très dépendants les uns des autres, le fait d'avoir quelques personnes qui ne respectent pas leurs engagements peut rendre difficile pour le reste de l'équipe de respecter les leurs. Les leaders virtuels doivent non seulement donner l'exemple en ce qui concerne la modélisation de la responsabilité, mais doivent également établir ce qui sera attendu de chacun et la répartition des responsabilités au sein de l'équipe. La communication est essentielle ici, car il est impossible de tenir quelqu'un responsable d'un résultat sans comprendre pleinement ce que l'on attend de lui. En communiquant tôt les attentes, en définissant à quoi ressemble le «fait», en fixant des calendriers clairement définis et en se connectant avec les gens le long du chemin, les chefs de projet virtuels peuvent établir une base solide pour tenir l'ensemble de l'équipe responsable lorsqu'il s'agit de produire des résultats.

Alors que de plus en plus d'organisations utilisent des employés distants et s'appuient moins sur des environnements de bureau physiques traditionnels, le besoin de personnes capables de gérer ces environnements de travail virtuels est devenu beaucoup plus grand. Un bon chef de projet virtuel peut faire la différence entre une équipe virtuelle de produit efficace et une équipe qui n'arrive pas à atteindre ses objectifs de manière cohérente. Ces leaders virtuels comprennent que les équipes distantes ont des besoins et des caractéristiques très différents de ceux auxquels la plupart des gens sont habitués avec des équipes colocalisées. Cela leur permet de mettre en œuvre des solutions et des pratiques qui permettent aux membres de l'équipe d'exceller plus facilement dans un poste de travail à distance.

Auteur: Darleen DeRosa

Darleen est associée directrice chez OnPoint Consulting. Darleen apporte quinze ans d'expérience en conseil en gestion, avec une expertise approfondie dans les domaines de la gestion des talents / succession, de l'évaluation des cadres, des équipes virtuelles et de l'évaluation organisationnelle. Darleen travaille avec des clients tels que Accenture, Deloitte, American Heart Association, Johnson & Johnson, NJM Insurance, Daiichi-Sankyo, Autodesk,… Voir le profil complet ›