La saison des festivals n’aura pas lieu cette année en raison du coronavirus et des efforts de distanciation sociale.

C’est bon pour la santé publique mais un vrai coup dur pour les marques et les agences de relations publiques qui comptent sur ces événements pour l’activation de leurs campagnes. Alors, comment ces messages peuvent-ils se déplacer en ligne et continuer à être transmis aux marques et aux communicateurs qui comptent sur eux?

Jase Lucas, responsable du showroom codé de {pr}, partage cette étude de cas:

Défis

«La saison des festivals est un grand moment pour de nombreuses agences et marques. Chaque printemps, nous montons en puissance notre showroom avec une initiative spéciale dans les semaines qui précèdent Coachella via Stagecoach.

«En plus de nos clients existants, nous nous engageons avec des marques uniquement pour cette activation sur une base de projet. Au début de cette année, nous travaillions déjà avec diverses marques pour nous expédier un nombre accru de produits pour notre suite de cadeaux et de style, tout en planifiant notre propre montée en puissance avec des supports marketing, une décoration et des membres d’équipe supplémentaires.

«Lorsque le coronavirus a commencé à avoir un impact sur les entreprises du monde entier et que Coachella a été officiellement reportée, il semblait que du jour au lendemain, les entreprises mettaient en œuvre des travaux à partir de systèmes domestiques à l’appui des recommandations de distanciation sociale et, à partir du 19 mars, le maire de Los Angeles, Eric Garcetti, a mandaté un ‘Safer à la maison ‘ordre d’urgence.

«Nous étions là, avec une salle d’exposition remplie de marques et de produits incroyables, un calendrier de nominations et de paiements confirmés d’influenceurs et de stylistes fabuleux… Nous nous sommes demandé:« Dans ces circonstances inhabituelles et au milieu de ce risque et de cette incertitude, que pouvons-nous faire pour créer une opportunité pour nos clients, renforcer notre réseau et respecter et soigner notre équipe? ‘»

Tactique

«Nous avons dû agir rapidement et décider quelle devait être notre action la plus appropriée. Nous avons discuté de ce qui était approprié dans le contexte d’une pandémie plus large, en nous engageant à toujours être sensibles et à rester agiles dans tous les aspects de nos communications.

«Parce que la priorité absolue était (et reste) d’assurer la sécurité de notre entreprise et des membres de notre équipe et de contribuer à la santé globale de notre communauté et de la société, la distanciation sociale n’a jamais été mise en question. Nous avons initialement adopté notre politique «un membre de l’équipe par jour éloigne le médecin» et avons assigné une personne par jour pour être en charge de gérer l’interface numérique lors des rendez-vous confirmés.

«Heureusement, nous avons lancé une session de formation dans toute la salle d’exposition au début de l’année afin que tout le monde soit équipé pour gérer les rendez-vous dans la salle d’exposition. Nous ne savions certainement pas à l’époque à quoi cela nous préparerait! Pour promouvoir la santé et la sécurité, le membre de l’équipe du bureau se lave souvent les mains et essuie les surfaces qu’il a touchées tout au long de la journée. En outre, avec l’annonce de la commande «Safer at Home», nous sommes rapidement passés à l’action pour planifier la création de contenu vidéo et de séquences vidéo de notre salle d’exposition qui seraient disponibles pour des visites virtuelles.

«Notre santé et notre bien-être collectifs étaient tout aussi importants. Il y a eu des enregistrements fréquents en équipe, des canaux détendus et des blagues partagées pour rester en contact en tant que famille d’agence. À la fin de chaque semaine, les cadeaux de la salle d’exposition seront emballés, placés à l’extérieur pour UPS et expédiés directement aux créateurs de contenu, stylistes, éditeurs et talents qui les ont choisis. Que les messages de déballage commencent… »

Résultats et mesure

« Depuis le lancement de l’initiative, nous avons constaté un afflux de rendez-vous dans les salles d’exposition (peut-être en partie parce que d’autres salles d’exposition ont temporairement fermé leurs portes). Avec la possibilité de répartir les coûts de showroom entre les marques et l’agence, les dépenses sont restées minimes, mais la traction sociale a déjà augmenté par rapport à l’année dernière.

«Les influenceurs et les talents travaillent toujours sur leur contenu (qu’il le produise eux-mêmes ou le limite aux confins de leur maison), c’est donc le moment idéal pour couper le bruit et sensibiliser nos marques de manière alternative et significative. Bien que cela soit assez nouveau et que les choses changent si rapidement, nous surveillons – comme toujours – notre succès à travers des partages d’histoires sociales, des publications marquées, des publications statiques et bien sûr, l’engagement et des commentaires qualitatifs.

«Nos clients et notre réseau d’influenceurs et de stylistes nous ont beaucoup aidés. Traverser ce chemin avec eux nous a donné le sentiment encourageant que nous sommes tous dans le même bateau. Nous avons déjà reçu tellement de commentaires que d’aller de l’avant de cette façon offre un sentiment de normalité et de communauté en ces temps incertains. « 

Leçons apprises

« Personne ne pouvait s’attendre à ce qu’un virus de monstre silencieux ait un impact aussi énorme (et nous n’en connaissons toujours pas la moitié), mais en regardant en arrière sur notre capacité à pivoter si rapidement, nous parlons de notre équipe dynamique et de nos processus de formation. Nous avons eu un rapide 24 heures pour déterminer comment faire ou casser cette activation. L’équipe s’est réunie pour résoudre les problèmes avec les uns les autres et nos partenaires clients à l’esprit.

«Parce que chaque membre de l’équipe était déjà formé sur tout, de l’ADN de nos marques à notre protocole et processus de showroom, nous avons pu implémenter le showroom virtuel de manière transparente et générer les résultats attendus par nos clients.

« L’optimisme, la préparation et la mise à la place de nos clients – des choses que nous avons toujours embrassées avant même que l’embrassement ait été découragé – ont prouvé la recette du succès. »

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