Vous en avez assez des mots «la nouvelle normalité»? Parce que peu importe la fréquence à laquelle ils se répètent, le monde dans lequel nous avons vécu ces derniers mois persiste à ressentir autre chose que «normal».

Pour des millions de travailleurs, cependant, cette «nouvelle normalité» leur a été imposée avec une soudaineté à couper le souffle. Les responsables d’entreprise et les équipes RH étaient tout aussi stimulés que leurs employés, car ils devaient désormais composer avec un tout nouveau lieu de travail – ou s’agit-il d’un déplacement du travail? – dynamique.

De nouveaux processus ont dû être installés pour faire face à tout, des processus de flux de travail, de la collaboration et du suivi de la productivité aux protocoles d’accès à distance et à la sécurité des données. Peut-être que COVID-19 vient de faire boule de neige une tendance évolutive vers un plus grand nombre de travailleurs à distance, et il est probable que beaucoup de travailleurs retourneront éventuellement au bureau. À l’heure actuelle, cependant, il y a fort à parier que de nombreuses organisations s’engageront à ce que les travailleurs continuent d’opérer à distance, pour diverses raisons.

Certains employés n’ont pas eu la chance de se soucier de la façon de s’habiller pour impressionner lors de leur prochaine réunion Zoom. Alors que la pandémie continue de traîner l’économie, nous continuerons à voir un flot de manchettes qui donnent à réfléchir sur les effectifs en congé ou mis à pied. Mais il y a un revers à cette médaille: de nombreuses entreprises ont dû trouver comment conduire le processus d’embauche et d’intégration des nouveaux employés dans un contexte où ils ne rencontrent peut-être pas le recruteur en personne … du moins pas en chair et en os .

Un besoin de meilleures approches d’intégration

Lorsque la crise a éclaté pour la première fois, certaines entreprises ont été placées dans une situation où elles avaient besoin d’embaucher un nombre important de nouveaux employés. Amazon était le plus visible parmi ceux-ci, bien que d’autres comme Walmart, Kroger et Albertson embauchent également.

Mais les approches existantes pour filtrer les candidats à ces emplois ne fonctionneraient tout simplement pas dans un environnement COVID-19, comme Amazon l’a découvert quand elle a eu mauvaise presse pour avoir organisé des foires de location avec un minimum de précautions contre la maladie. En se précipitant pour combler les 100 000 places prévues dans son système, il a répété sa formule de location de vacances, avec de longues files d’attente et des troupeaux de candidats regardant des vidéos, remplissant les documents et apportant une pièce d’identité. Même au cours de ces premières semaines et mois, il s’agissait d’une violation évidente des meilleures pratiques de distanciation sociale que l’entreprise a reconnu plus tard.

Mais chaque employé qui touchait un chèque de paie aux États-Unis était jusqu’à présent tenu d’avoir un formulaire I-9 correctement rempli pour vérifier son admissibilité à travailler ici, et celui-ci ainsi que son permis de conduire, son passeport, sa carte de sécurité sociale, et cetera, doivent être physiquement présenté. Jusqu’à ce que COVID-19 bouleverse ce chariot de pommes en particulier, bien sûr.

Même les services de citoyenneté et d’immigration des États-Unis (USCIS) ont dû reconnaître qu’un nouvel ensemble de politiques et de procédures devait être mis en œuvre face à la poussée de main-d’œuvre à distance, et l’ont fait en mars. L’inspection physique en personne de l’identité des nouveaux employés et des documents d’admissibilité à l’emploi pourrait désormais être différée. Depuis le printemps, l’USCIS a accordé une série de prolongations de 30 jours à cette politique, bien qu’elle ne s’applique qu’aux travailleurs à distance, et a apporté d’autres ajustements à ses politiques.

Mais si un employeur pensait que tous les régulateurs fédéraux allaient céder pendant l’épidémie, ils ont peut-être déjà reçu un réveil brutal. L’administration Trump a budgété 7,6 milliards de dollars pour ICE en 2020, et les audits I-9 ont décuplé. Ils sont à la hausse même pendant le COVID-19, et la pénalité pour avoir commis une seule erreur par inadvertance ou innocente sur un I-9 peut atteindre 2300 $. Pourtant, les méthodes traditionnelles de remplissage et de classement des documents papier I-9 entraînent des erreurs sur plus de 70% des formulaires.

Rendre la conformité distante

La technologie est entrée dans la brèche, comme on peut l’espérer. Avec la distanciation sociale en vigueur pour minimiser les contacts de personne à personne, les responsables du recrutement utilisent de nouveaux outils leur permettant de vérifier à distance l’éligibilité des employés, de déposer ces vérifications en temps opportun auprès des autorités et de maintenir un niveau élevé de protection contre les pandémies. toutes les personnes impliquées dans le processus.

Les applications de conformité I-9 peuvent désormais vivre sur des appareils mobiles, ce qui permet aux nouveaux employés de remplir avec précision les formulaires numériquement en quelques minutes seulement, même sans l’aide d’un professionnel. Dans le cas d’une telle application, tout ce que le loueur doit faire est de recruter une personne de plus de 18 ans qui n’est pas un parent pour recevoir un lien sécurisé sur son téléphone mobile. En l’utilisant, ils peuvent soumettre les informations requises sur le loueur et même leur pièce d’identité avec photo.

S’ils ne sont toujours pas sûrs du processus, les nouveaux employés peuvent profiter d’un autre développement de la conformité I-9 à distance: les principaux fournisseurs ont lancé des services d’assistance en ligne et même des réseaux nationaux de centres de conformité et de représentants mobiles.

Un autre avantage souligné par ces fournisseurs? Le fait qu’ils aideront les entreprises à éviter les pénalités causées par le non-respect des délais stricts de dépôt et de traitement I-9. Pour les organisations avec plusieurs départements ou unités commerciales ou même pour les petites entreprises, cela peut soulager un autre piège bureaucratique.

Ces changements dans la conformité I-9 et la vérification des employés ont-ils encore évolué après le déclin du COVID-19? Alors que les entreprises mettent davantage l’accent sur les effectifs à distance, et comme elles, leurs employés et même les régulateurs apprécient la commodité, l’efficacité et la facilité de conformité qu’offrent ces nouvelles plates-formes, il est difficile de voir quiconque inverser la voie pour adopter les réductions de papier et les salles d’attente comme étant supérieurs solutions.

Auteur: Steven O’Donnell

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Steven O’Donnell est le chef du marketing produit pour les opérations juridiques chez Mitratech. Steven est originaire de Progressive Insurance où il a passé 15 ans en tant qu’analyste de produits et de marchés. Steven a rejoint Mitratech en 2011 et dirige les efforts de l’entreprise autour de la création de contenu pour les opérations juridiques. Un conférencier fréquent à… Voir le profil complet ›