Vous soupçonnez depuis des mois que des problèmes se préparent au bureau.

Il s’est avéré que vous aviez raison et c’est mauvais. Maintenant, devinez qui peut faire les honneurs?

Cher communicateur, arrêtez-moi si vous avez déjà entendu cela de la part de bigwigs désireux de passer la mauvaise nouvelle:

«Nous devons réduire les coûts, et les licenciements sont le seul moyen. Envoyez un email. ”
"Nous réduisons certains avantages et nous devons en informer le personnel."
«Nous laissons nos télétravailleurs partir. Fais-leur savoir, d'accord?
«Je ne veux pas que le personnel panique. Attendons le dernier moment possible pour les informer. "
«Nous sommes en hémorragie. Comment pouvons-nous tourner ça? "
"S'il vous plaît informer le personnel que les pauses déjeuner sont maintenant que 30 minutes."

Espérons que vous n’avez jamais été enrôlé dans le rôle d’un bourreau par un exécutant distant ou fantaisiste, mais nous devons tous parfois porter de mauvaises nouvelles.

Voici le conseil de professionnels chevronnés sur la façon de devenir plus un assistant empathique qu'un homme de main sans cœur le moment venu:

Comment, quand et où le faire

Tout d’abord, déterminez si l’annonce ou le décret s’applique à l’ensemble du personnel – ou à quelques-uns seulement. Si la hache tombe sur une seule personne, soyez discret mais direct. «Si je dois laisser quelqu'un partir, je le ferai le vendredi matin au plus tôt, ce qui leur donnera tout le week-end pour tout traiter et tout digérer», conseille Ben Walker, PDG de Transcription Outsourcing.

Au contraire, dit Joshua Carlson, président de Treasured Spaces. Il déconseille la ligne de mise à pied du vendredi: «Ne pas annoncer la mauvaise nouvelle vendredi si cela est possible. Cela leur laisse le week-end d'être contrarié – plus tôt dans la semaine, mieux ce sera. "

La pire chose à faire est de laisser les mauvaises nouvelles s'envenimer. Selon la Dre Fran Walfish, psychothérapeute basée à Beverly Hills, «les mauvaises nouvelles doivent être communiquées immédiatement afin que les gens ne perçoivent pas les informations comme des" ouï-dire "avec des informations déformées." Plus vous attendez pour clarifier ce qui s'est passé et ce qui se passe d’avancer – plus vous stresserez les membres du personnel, vous ruinerez le moral et diminuerez la confiance. Si un employé décède, par exemple, «rassemblez tout votre personnel lundi matin et déclarez la tragédie de manière factuelle. Ensuite, laissez de la place pour les questions. Si nécessaire, faites appel à des conseillers de groupe qualifiés pour soutenir et traiter ceux qui ont besoin d'une attention particulière », dit-elle.

Julia Angelen Joy, stratège en relations publiques, dit avoir été aux deux bouts de la mauvaise nouvelle. Elle propose quatre manières de soulager la douleur, l'anxiété et la confusion pour toutes les personnes impliquées:

Le meilleur moyen d'annoncer les mauvaises nouvelles aux employés est en personne, en laissant suffisamment de temps pour les questions.
Vous devriez faire un suivi par écrit, en partageant toutes les ressources de support, où ils peuvent obtenir des réponses aux questions, des détails ou des idées supplémentaires.
Vous devez faire un autre suivi simplement pour demander un retour d’information et écouter leurs pensées.
Si les mauvaises nouvelles ne concernent qu’une partie de l’équipe (disons que la moitié de l’équipe est licenciée), faites-y venir toute l’équipe afin que les parties concernées ne soient pas obligées de passer des heures et des jours à expliquer certaines choses à leurs pairs.

Votre approche ou votre prestation peuvent différer, mais la communication en face à face est généralement le meilleur choix pour les annonces sensibles. Vous devez donc répéter, mettre en pratique et anticiper en profondeur les questions difficiles que vos employés pourraient recevoir. Quoi que vous fassiez, ne forcez pas les membres du personnel à parcourir un mémo pompeux, condescendant et imprégné de jargon pour apprendre leur destin. «Clair et concis gagne toujours avec le partage de mauvaises nouvelles et en étant aussi direct et assertif que possible (pas passif ou agressif)», comme le dit Jen Oleniczak Brown, de Engaging Educator.

Ayanna Julien, rédactrice en chef de Compare Life Insurance, conseille de céder un certain contrôle aux employés. Laisser quelqu'un choisir l'heure de la réunion lui donne le temps de se préparer, mais les communicateurs doivent déterminer où. «Si vous laissez un employé partir, vous voudrez peut-être le faire dans la salle de conférence transparente située au milieu du bureau, car elle est publique et sécuritaire. Vous ne savez jamais comment quelqu'un réagira à ce type de nouvelles et vous voulez autant de témoins oculaires au cas où, même si les ressources humaines y sont présentes », dit-elle.

Si vous communiquez avec des travailleurs distants, soyez très judicieux en choisissant les mots, car vous ne pourrez pas utiliser beaucoup de langage corporel ou de présence personnelle pour atténuer les conséquences. Que vous divulguiez les nouvelles par vidéo ou par courrier électronique, privilégiez la compassion. Abandonnez les mots à la mode et concentrez-vous sur les gens. Soyez un être humain, avec de vraies émotions et accordez à vos employés la même liberté d’expression. Surtout, soyez rapide. Découpez le bandage et donnez aux gens le temps de traiter ce qui s’est passé.

Steve Pritchard, responsable des ressources humaines de Checklate, a déclaré: «Assurez-vous que ce qui a été discuté est consigné par écrit, à la fois pour prouver que la discussion a lieu et pour que l'employé dispose d'un compréhension complète de la situation. Assurez-vous de bien compléter l'e-mail en leur faisant savoir que vous seriez heureux de discuter de la question plus en détail s'ils ont des questions complémentaires ou des inquiétudes ou préoccupations persistantes. ”

À vous, communicateurs. Comment gérez-vous être porteur de mauvaises nouvelles?

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