La distanciation sociale est là pour rester, et cela inclut l’interaction numérique avec des collègues et des clients. Alors que des efforts sont en cours pour rouvrir des parties de la société comme les bureaux et les écoles, de grands événements en personne seront parmi les dernières fonctions à recevoir le feu vert pour revenir.

En raison des annulations et des report d’événements en personne, de nombreuses organisations se tournent vers les événements virtuels. Une nouvelle enquête du Center for Exhibition Industry Research a révélé que 63% des organisateurs qui ont reporté un événement ont ajouté une composante virtuelle. Parmi les organisateurs contraints d’annuler entièrement en 2020, 81% prévoient de passer au numérique à l’avenir.

Cependant, ce n’est pas une transition facile.

Comprendre comment lancer un événement virtuel sera un élément crucial de votre arsenal marketing jusqu’en 2021 et au-delà. Voici quatre conseils pour vous guider à travers un événement virtuel réussi:

1. Comprenez le paysage virtuel.

La première étape du processus de planification consiste à prendre conscience des outils disponibles.

Des différentes méthodes de suivi aux possibilités interactives et d’affichage qui viennent avec un espace numérique, les événements virtuels sont un tout nouveau jeu de balle. Cela signifie qu’ils viennent avec un nouveau niveau d’attentes et d’exigences pour l’expérience numérique. Assurez-vous que vos pages de destination, blogs et autres supports sont à jour et que l’expérience utilisateur de la page d’événement et l’interface utilisateur sont optimisées pour une expérience transparente.

2. Rendez-le interactif.

Cela peut sembler évident, mais garder les participants engagés pendant un événement en ligne est un élément essentiel pour offrir une expérience intéressante, d’autant plus que le public est confronté à l’épuisement d’une réunion virtuelle. Profitez des opportunités de réseautage et de gamification lorsque vous planifiez.

Faites un effort pour adopter des fonctionnalités intégrées pour vos événements comme les sondages, les questions-réponses, les salles de discussion virtuelles, les quiz et les sessions en petits groupes. Vous pouvez même aller plus loin avec des prix, des récompenses ou des certifications numériques.

3. Testez votre technologie.

Malheureusement, vous ne pouvez pas contrôler des facteurs tels que la connectivité Wi-Fi et la vitesse du côté de l’utilisateur, mais vous devez tout de même réfléchir à tous les détails techniques de votre côté pour vous assurer que tout fonctionne sans problème. Parcourez chaque présentation, transition, sondage et autre expérience que les participants verront au moins deux fois à l’avance.

4. Promouvoir et assurer le suivi.

Les événements virtuels offrent encore plus d’opportunités de sensibiliser et d’enregistrer, car les barrières physiques qui empêchent la participation ne sont pas un problème. Faites la promotion de votre événement via les canaux numériques tôt et souvent, mais n’abandonnez pas le précieux point de contact que vous avez créé avec les participants.

L’envoi de récapitulatifs et de récapitulatifs après l’événement est non seulement un excellent moyen de garder les gens engagés avec votre marque, mais aussi de leur rappeler la qualité de votre événement, car ils reçoivent de nombreuses promotions pour d’autres événements en ligne.

Bien que les événements numériques puissent être un signe de l’époque du COVID-19 dans laquelle nous vivons, ils sont probablement une tendance qui est là pour rester. Supprimer les voyages des événements les rend plus efficaces, plus rentables et plus respectueux de l’environnement – autant d’avantages importants dans le monde d’aujourd’hui.

Les événements en ligne peuvent également aider à attirer les médias vers votre événement, car les journalistes n’ont pas à consacrer du temps et de l’argent à voyager. Les journalistes peuvent participer à n’importe quelle session qu’ils trouvent intrigante et diriger une couverture future.

Gardez ces conseils à portée de main lorsque vous commencez à élaborer des plans 2021 et prenez une longueur d’avance sur la maîtrise de l’art de l’événement virtuel.

Gerard LaFond est vice-président senior chez Lewis.

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