Certaines entreprises ont dû quitter ou abandonner des employés en raison du COVID-19. D’autres sont plus occupés que jamais, essayant d’exécuter les commandes de produits ou de services en demande. Est-ce que c’est le cas pour vous? Si tel est le cas, vous avez probablement dû – ou devez – ajuster les responsabilités des employés.

À moins que vos employés n’aient un contrat qui vous empêche explicitement de mettre à jour leurs responsabilités professionnelles, vous pouvez généralement apporter des modifications au besoin.

Alors, comment faites-vous cela?

Comment ajuster les responsabilités des employés

Les emplois changent tout le temps. Un employé n’a pas besoin d’une promotion à part entière ou de participer à un programme de rotation des emplois pour bousculer ses responsabilités.

Au lieu de cela, suivez quelques étapes pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. Ce n’est peut-être pas facile pour eux au début, mais si vous communiquez des attentes et montrez que vous appréciez les membres de votre équipe, je parie qu’ils seront plus que disposés à se mettre à la tâche.

1. Faites attention aux protections des employés

Encore une fois, les employeurs sont généralement libres d’ajuster les responsabilités des employés au besoin. Pourquoi? Parce que presque tous les États supposent que les employés sont embauchés «à volonté».

Mais les choses sont un peu différentes s’il y a un contrat. Et si tel est le cas, la meilleure chose à faire est de vérifier auprès d’un avocat spécialisé dans les petites entreprises ce que vous êtes en mesure de faire.

Même s’il n’y a pas de contrat, il y a quelques éléments auxquels vous devez faire attention avant de modifier radicalement les tâches d’un employé. Premièrement, vous ne pouvez pas modifier les responsabilités d’un employé en matière de représailles ou de discrimination à son encontre.

C’est une bonne idée de tout gérer par un représentant des RH ou un avocat si vous avez des questions ou des préoccupations. Mais fondamentalement, votre raisonnement pour ajuster les responsabilités ne peut pas être lié à quelque chose d’illégal (par exemple, la violation des droits des employés).

2. Soyez franc et clair

Quelle est la clé de quoi que ce soit dans la vie? La communication. Vous avez un conflit au travail? Communiquer. Besoin de faire quelque chose? Communiquer. Vous voulez ajuster les responsabilités d’un employé? Oui, vous l’avez deviné.

Si vous devez ajuster les responsabilités d’un employé, soyez franc et clair sur le changement. Communiquez les changements dès que possible à l’employé. Vous pouvez avoir une réunion avec eux (par exemple, 1: 1) pour vous assurer qu’il n’y a pas de mauvaise communication sur ce dont vous avez besoin.

Lorsque vous communiquez les nouvelles tâches à l’employé, expliquez également l’intérêt de les assumer. Faites savoir aux membres de votre équipe comment les responsabilités contribuent à la capacité de votre entreprise à atteindre ses objectifs généraux. Et expliquez comment les fonctions correspondent à leur titre de poste et à leurs responsabilités actuelles.

Votre employé peut avoir des questions, surtout s’il ne connaît pas le rôle et comment les choses se font. Soyez prêt à faire un peu de formation pour les mettre à niveau et les préparer au succès. Et encouragez-les à exprimer toute préoccupation qu’ils ont associée aux nouvelles tâches.

3. Donnez-leur les outils dont ils ont besoin

Un employé ayant de nouvelles responsabilités peut avoir besoin d’outils pour les aider à accomplir des tâches plus efficacement. Et selon leurs antécédents, ils peuvent même ne pas savoir quels outils sont disponibles.

Vous pourriez envisager d’offrir à l’employé les outils dont il a besoin pour rationaliser la tâche. Par exemple, vous pouvez vous inscrire à un logiciel de paie pour simplifier les responsabilités liées à la paie d’un employé.

Encouragez les employés à faire des recherches sur différents outils (si vous n’avez pas de problème à les choisir). Faites-leur savoir que vous soutenez tout ce dont ils ont besoin pour faire le travail et aussi aider à alléger le nouveau fardeau.

4. Mettre à jour les descriptions de poste

Si vous ajoutez de petites responsabilités supplémentaires ici et là, vous pourriez ne pas penser à apporter des modifications à la description de poste de ce poste.

Mais vous devez l’être.

En affaires, aucun document n’est à l’épreuve du temps. Vous ne pouvez pas laisser d’objets sur une étagère pour ramasser la poussière. Vous devez constamment mettre à jour les choses pour les maintenir à jour.

Et si l’employé part? Saurez-vous tout ce qu’ils ont fait dans leur travail? Ou connaîtrez-vous seulement une partie de leurs responsabilités, ce qui crée une lacune dangereuse? La mise à jour de la description de poste permet de maintenir le rôle à jour, ce qui est particulièrement important pour remplir le rôle à l’avenir.

La mise à jour de la description de poste peut également consolider les attentes en donnant à l’employé quelque chose par écrit auquel se référer. Sans oublier, vous pouvez également suivre vos propres attentes.

5. Offrir une augmentation ou un autre avantage

Si les ajustements de responsabilité d’un employé sont importants, vous pourriez envisager de lui accorder une augmentation. Les membres de l’équipe qui doivent tirer plus de poids peuvent rapidement s’essouffler (pensez au moral, à l’engagement, etc.) s’ils pensent être surchargés de travail.

Mais je comprends: vous n’avez peut-être pas beaucoup d’argent. Surtout si vous ajustez les responsabilités des employés en raison de réductions d’effectifs. Si vous ne pouvez absolument pas vous permettre une augmentation, pensez à d’autres avantages que vous pouvez offrir. Peut-être s’agit-il d’un petit congé payé supplémentaire (PDF), de la possibilité de travailler à domicile ou d’heures flexibles.

Maintenant, pour un petit plus – associez une augmentation ou un avantage à une note manuscrite exprimant votre gratitude envers l’employé.