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Vous avez réussi dans votre entreprise parce que vous fournissez un service qui répond aux besoins de vos clients. Au fond, vous savez que cela signifie que votre organisation a le potentiel de se développer, mais votre petite équipe pousse déjà une capacité maximale. Comment faire passer votre entreprise au niveau supérieur sans dormir encore moins? La clé qui vous a échappé jusqu’à présent est la systématisation.

La systématisation des opérations commerciales permet de travailler plus intelligemment plutôt que plus dur. Les systèmes sont évolutifs, ce qui vous permet d’augmenter la productivité selon vos besoins. Ils garantissent la cohérence du flux de travail et permettent la prévisibilité de résultats spécifiques.

Concevez vos systèmes d’entreprise afin que votre organisation puisse fonctionner sur le pilote automatique.

Vous devrez déterminer quelles parties de vos opérations maximisent les bénéfices de votre entreprise. Commencez par décrire les choses que votre entreprise fait bien, mais qui pourraient toujours être améliorées. Choisissez deux ou trois priorités principales. Celles-ci auront le plus grand potentiel de retour sur investissement (ROI) accru lorsque vous trouverez le meilleur moyen de les systématiser.

À partir de là, regardez qui parmi vos employés surpasse les autres et évaluez les tâches qu’ils accomplissent bien. Observez attentivement leurs performances pour avoir un aperçu du système qu’ils ont mis en œuvre pour réussir dans leur rôle. Si vous détaillez exactement comment ces employés exécutent leurs tâches, votre équipe pourra répliquer son système ultérieurement. »

La documentation est le début de la systématisation des opérations courantes de votre entreprise et de la production de résultats mesurables pour les années à venir. Rendez tous vos processus réplicables en les documentant en détail. La façon dont un employé qui réussit accomplit les tâches de son rôle peut être un modèle de réussite pour l’équipe et, par extension, pour l’ensemble de l’organisation.

Vous ne pouvez pas avoir une entreprise performante sans la documentation nécessaire pour créer des systèmes. Donner à votre équipe une feuille de route éprouvée à suivre systématiquement mènera à un succès reproductible. Voici quatre étapes pour commencer à systématiser vos opérations commerciales dès aujourd’hui:

Observez attentivement vos employés effectuer leurs tâches et prenez des notes détaillées. L’observation est le meilleur moyen pour vous d’acquérir une compréhension globale des procédures que votre employé exécute. Il est essentiel d’observer votre collaborateur en action afin de saisir les nuances de son système. Demandez à chaque collaborateur d’identifier les composants essentiels de son système. Demandez-leur de vous expliquer, dans leurs mots, ce qu’ils font. Demandez-leur de l’écrire. Cette étape en trois parties exprime à votre employé que son rôle dans votre entreprise peut influencer les résultats. En leur demandant ce qui, selon eux, est le plus important pour leur processus, vous leur donnez les moyens de mettre en évidence les étapes vitales de leur méthode, ce qui peut révéler des détails que vous ignoriez faire partie de leur processus de travail. En faisant cela, vous comprenez le processus de réflexion derrière les actions qu’ils entreprennent. Comprendre l’état d’esprit qui a créé un système efficace est essentiel pour expliquer leur partie du système à un autre employé. Le fait que l’employé écrive son processus lui permet de savoir que vous appréciez sa contribution à l’équipe. Vous pouvez ensuite compiler le segment de chaque employé dans la documentation de l’ensemble du système. Comparez la façon dont vos employés qui réussissent exécutent leurs tâches à d’autres qui ne réussissent pas aussi bien. Vous pouvez le faire en répétant la deuxième étape ci-dessus avec un groupe d’autres employés ayant des niveaux de réussite variables dans leur rôle au sein de votre entreprise. Recherchez les similitudes et les différences dans les détails de leurs performances. Quelle partie du processus distingue l’employé qui réussit des autres? Analysez comment le système de l’employé a contribué au résultat net. Traduire les actions entreprises par l’employé en ROI vous permet de trouver le lien entre l’effort et le résultat. Lorsque vous déterminez qu’un employé qui effectue une action spécifique au sein de son système réalise un retour sur investissement plus élevé pour votre entreprise qu’un employé qui ne le fait pas, il est essentiel que vous documentiez ce fait.

Une fois que vous avez identifié les processus qui produisent le meilleur retour sur investissement et documenté vos procédures étape par étape, vous pouvez apprendre à votre personnel à suivre la procédure nouvellement affinée. Montrer aux autres membres de l’équipe comment fonctionner aussi efficacement que possible sera beaucoup plus simple maintenant que vous avez documenté le système.

Il est essentiel d’observer et de surveiller votre équipe pour s’assurer qu’elle exécute correctement une tâche révisée dès le départ. Le cas échéant, trouvez un moyen de récompenser votre personnel pour la mise en œuvre efficace de ce nouveau système dans son processus de travail.

Demandez-leur des suggestions en pensant à une amélioration continue. Il peut y avoir des circonstances où le processus qu’un employé qui réussit met en œuvre dans son travail peut ne pas être la meilleure façon pour un autre employé de travailler. Évaluez leur contribution et offrez-leur des commentaires. Lorsque cela est raisonnable, envisagez de mettre en œuvre certaines de leurs suggestions à titre d’essai, afin que votre personnel sache que vous appréciez leur participation.

L’amélioration continue de votre système est également systématisée dans le processus de documentation, de création de procédures et de modification de celles-ci en fonction du retour d’expérience. En documentant soigneusement votre processus, vous pouvez l’enseigner à n’importe quel employé et reproduire le succès que vous avez remarqué chez ces quelques employés surperformants d’avant. Cela augmentera vos profits, car vos employés ont un guide pour réussir.

Vous pouvez rapidement développer des systèmes qui guident vos employés en vous concentrant sur quelques processus à la fois. Cela met en place des systèmes, des ressources et des conceptions organisationnelles qui permettent le succès des employés et maximisent les profits. La systématisation de votre entreprise est un moyen simple et peu coûteux mais très efficace d’augmenter les profits. Il permet à vos processus de réussite d’être facilement reproduits par tous les employés, maintenant et à l’avenir.

Auteur: Dee French

Dee French est le PDG d’Efficiency Consulting, auteur à succès, conférencier primé et consultant publié. En tant que coach certifié et mentor en leadership, voir des personnes très performantes augmenter leurs profits et leur productivité dans leur entreprise, leur vie personnelle et leurs relations en mettant en œuvre des étapes de croissance pour réussir. Pour aider les entrepreneurs et… Voir le profil complet ›