J’ai assisté à des tonnes d’événements virtuels au cours des derniers mois et j’ai également organisé un rassemblement numérique. Et s’il y a une chose sur laquelle vous pouvez compter, c’est que quelque chose ne va pas.

Ci-dessous, j’ai rassemblé six problèmes qui semblent se produire encore et encore. Si vous parvenez à minimiser ces problèmes, vous réduirez la frustration et augmenterez l’engagement de l’audience.

Et les premiers problèmes commencent avant même que l’événement ne commence.

1. La fréquentation craint pour les événements virtuels

Lors de la planification d’un événement virtuel, vous devez être conscient des taux élevés de non-présentation, surtout si le prix de vos billets est bas ou gratuit. Préparez-vous à une participation de seulement 30%, et même cela est plutôt bien. Un organisateur de la conférence m’a épaté avec son taux de participation de plus de 100 personnes, mais ils ont 250 inscrits.

Vous voyez, de nombreuses personnes s’inscrivent à des événements en ligne pour recevoir un récapitulatif vidéo. Ils veulent l’enregistrement, mais ne se présentent pas pour y participer. Ce n’est pas un gros problème à long terme, mais cela peut réduire l’engagement pendant l’événement.

Vous voudrez donner aux inscrits une raison de se présenter à l’événement virtuel lorsqu’il se produit. Mais comment?

À partir du moment où votre inscription à l’événement est en direct, commencez votre engagement avant l’événement pour assurer une participation en direct. Le réseautage, les salles de sous-commission et les séances individuelles avec des experts sont d’excellents moyens de générer une participation en temps réel. Mais assurez-vous que les inscrits savent que cela se produira et essayez même d’obtenir des engagements de leur part en réservant une pause-café de 15 minutes avec d’autres participants et même vos conférenciers.

Et n’oubliez pas le bon vieux marketing par e-mail. La plupart des solutions logicielles de marketing événementiel incluent des e-mails. Vous pouvez toujours utiliser tout aussi facilement l’outil de marketing par e-mail de votre choix.

2. L’oubli arrive

Les événements en direct signifient des voyages, des réservations d’hôtel et d’autres engagements importants. Et personne n’oublie la date et l’heure du vol.

Ces incitations manquent dans les événements virtuels. Vous devrez donc être un peu agressif pour rappeler aux inscrits l’événement à venir. Je recommande d’envoyer des e-mails et même d’envoyer des rappels par SMS aux gens chaque semaine avant la date. Ensuite, envoyez des rappels la veille, le matin et une heure avant le début. Puis envoyez-en un de plus lorsque l’événement commence.

Il y a une chose à souligner ici. Lors de la planification d’un événement virtuel, vous utiliserez une technologie que vos participants ne connaissent pas. Vos rappels doivent inclure des instructions détaillées sur la façon d’assister à l’événement, ce qui nous amène au 3ème point.

3. La confusion infecte les événements virtuels

Lorsqu’il s’agit de planifier un événement virtuel, vous devez être très détaillé. Comme il n’y a pas de prise en main en personne, vous devez vous assurer que les participants connaissent les détails. Envoyez aux gens un e-mail sur la façon de se connecter, l’heure de démarrage, le logiciel requis et toute autre chose. Puis renvoyez-leur ces détails.

Je recommande de partager ces détails dans le cadre de leur confirmation d’inscription, puis d’envoyer des répétitions. Faites-le une semaine, une journée et le jour de l’événement virtuel. La dernière chose que vous voulez, c’est que les gens confus vous envoient des e-mails (ou commentent sur vos réseaux sociaux) qu’ils ne savent pas comment accéder à votre conférence numérique.

4. La connectivité Internet rend tout le monde fou

Vous voudrez vous assurer que vos haut-parleurs disposent d’une bonne connexion et d’une sauvegarde de point d’accès mobile. Les planificateurs d’événements virtuels recommandent que vos haut-parleurs se branchent directement sur le routeur avec un câble Ethernet pour obtenir les meilleurs résultats. Et assurez-vous que les haut-parleurs peuvent appeler via un numéro de téléphone en dernier recours.

Si la bande passante pose un problème, désactivez la vidéo et utilisez simplement l’audio. C’est souvent la solution la plus rapide.

5. Clarté sonore

Celui-ci est extrêmement frustrant en cas de problème et est souvent très difficile à résoudre.

Je vous exhorte à effectuer une vérification sonore avec chaque orateur avant l’événement. Sérieusement, faites-moi confiance. Les raisons courantes des problèmes de son sont des microphones médiocres, une connectivité BlueTooth merdique et le pire de tous, des paramètres audio incorrects. Les paramètres audio sont les plus difficiles à résoudre car vos haut-parleurs peuvent ne pas savoir où chercher ces paramètres. Testez et testez à nouveau.

Méfiez-vous des écouteurs sans fil et des microphones sans fil. L’une des raisons les plus courantes des problèmes de son est qu’un appareil sans fil est connecté, mais le haut-parleur l’a oublié. Ainsi, alors qu’ils martèlent frénétiquement l’ordinateur, le problème est simplement qu’un périphérique à proximité contrôle les entrées et les sorties audio. Éteignez BlueTooth sur l’ordinateur lui-même si le haut-parleur prévoit d’utiliser le micro de l’ordinateur.

6. Qualité vidéo

Les téléspectateurs ont une tolérance assez élevée pour les vidéos de mauvaise qualité, ce n’est donc pas un problème courant. Mais si la vidéo se fige souvent ou est désynchronisée, désactivez-la et passez à l’audio uniquement. Si la vidéo est distrayante, elle agace tout le monde.

Les événements virtuels ont besoin d’un support technique

Je suis convaincu que vous devrez répondre à des questions techniques. Tout le monde n’est pas à l’aise avec les nouveaux logiciels, et certaines personnes ne comprendront pas certains termes techniques. Alors prévoyez cela, et vous serez heureux de l’avoir fait.

Voici quelques conseils pour vous assurer que les participants se sentent inclus, même s’ils ne sont pas très férus de technologie:

Questions de dépannage courantes de qwanturank pour le logiciel que vous utilisez. Vous pourrez partager des documents d’aide avec ceux qui en ont besoin. Vous ajouterez peut-être même des liens vers ces documents dans un e-mail ou sur le site Web de votre événement.

Évitez également d’utiliser du jargon. Si la plupart des gens comprennent ce qu’est un navigateur, beaucoup d’autres ne le savent pas. Je recommande d’utiliser des mots comme Chrome, Safari ou qwanturank Edge. Les gens se rendront compte qu’ils utilisent Chrome pour accéder au Web, même s’ils ne savent pas que cela s’appelle un navigateur.

Avoir d’autres moyens d’accéder à l’événement. La solution la plus courante est les appels téléphoniques, fournis par Zoom et bien d’autres. Il y aura toujours des gens qui ne pourront pas faire fonctionner la technologie, et le son est un point commun d’échec. Donc, avoir une option de téléphone leur permet d’écouter.

Avoir un partenaire. La deuxième paire d’yeux et d’oreilles peut être d’une grande aide. Ils remarqueront si votre vidéo présente des problèmes ou si votre son est trop faible. Ils verront également si la caméra pointe vers votre nez (histoire vraie!). Pendant que vous vous concentrez sur l’organisation de l’événement, ils peuvent répondre aux questions des participants et agir en tant que personnel d’assistance.

Apprenez le logiciel

Faites-moi confiance – prenez le temps d’apprendre le logiciel. Qu’il s’agisse de Zoom, HopIn ou autre, investissez dans l’exploration de chaque bouton. Vous voudrez savoir comment désactiver le son des participants et désactiver les vidéos d’autres personnes. Sachez également où trouver l’URL de la réunion et comment inviter d’autres personnes.

Assurez-vous que vous comprenez comment accorder l’accès au partage d’écran aux présentateurs, comment changer d’hôtes et comment répondre aux questions du chat. De plus, si vous connaissez bien le logiciel, vous pourriez être inspiré pour utiliser certaines de leurs fonctionnalités que vous auriez manquées autrement.

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