Quels membres de l’équipe doivent diriger le processus de cadrage personnalisé dans votre agence?

Vous vous demandez comment aborder le cadrage dans votre agence? C’est une décision importante, en particulier autour choisir les membres de l’équipe qui dirigent le processus de cadrage personnalisé. Lorsque les bonnes personnes «possèdent» le cadrage, vous préparez le terrain pour une livraison fluide et rentable – et lorsque les mauvaises personnes sont en charge, la livraison est susceptible d’être en retard et non rentable.

Un chef d’agence m’a demandé comment structurer le cadrage de son agence multi-pays, qui se concentre sur le développement Web personnalisé et le marketing numérique en cours dans un créneau spécifique:

«Comment devrais-je aborder la structure et le processus du bâtiment dans mes équipes de livraison, pour les aider à mieux définir et comprendre les projets et les livrables sans que notre processus soit trop modélisé? Chaque projet est différent; Historiquement, nous avons surestimé nos processus et avons eu du mal à nous adapter à des projets et des clients plus complexes.

Une fois que vous vous êtes engagé dans la décision «personnalisé vs produit», je vous recommande se concentrer sur qui dirige le processus de cadrage dans votre agence, puisque cela a un impact sur tout le reste.

Aujourd’hui, passons en revue comment choisir les bonnes personnes et les bons rôles pour un cadrage personnalisé, avec lequel les gens ne devraient pas s’approprier la portée. Et méfiez-vous: parfois, cette personne «ne devrait pas», c’est vous, surtout si vous êtes propriétaire de l’agence.

REMARQUE: cet article se concentre sur la portée des agences effectuant un travail personnalisé dont le prix est établi par étape. Si vous adoptez une approche plus productive, le cadrage est moins critique, car vous refuserez probablement d’accepter des travaux hors de portée.

Pourquoi votre processus de cadrage personnalisé est-il important dans les agences?

Si votre agence effectue un travail personnalisé, vous devez obtenir le bon processus de cadrage personnalisé.

Pourquoi? Vous comptez sur un processus de cadrage pour comprendre le travail que vous vous engagez à faire, ce qui a un impact à la fois sur les marges bénéficiaires et la satisfaction des clients. Cela est particulièrement vrai si vous effectuez une tarification par étapes (à portée fixe). Mais c’est aussi important lorsque vous appliquez une tarification horaire Agile, afin que les clients ne soient pas mécontents à la fin de chaque sprint, ou lorsqu’ils sont à court de budget avant d’obtenir ce qu’ils attendaient lorsqu’ils ont embauché votre agence.

Je vous parlerai davantage de la portée dans un prochain article, mais aujourd’hui, concentrons-nous sur la recherche de la bonne personne pour superviser le processus de sélection.

Qualifications: Comment choisir le (s) bon (s) propriétaire (s) de cadrage

Envie de réussir dans votre agence? Voici les qualités à rechercher chez la personne (ou les personnes) que vous confiez au cadrage personnalisé:

Comprend le travail de l’agence: Ils doivent comprendre le travail que vous faites. Ils ne sont peut-être pas des experts en la matière (PME) sur tous les aspects du travail, mais ils doivent connaître les obstacles et les défis communs. C’est le cœur de la partie «Compétence» de mon modèle «Désir, compétence et capacité».Axé sur l’intégration: Ils ont besoin de connaître les pièces individuelles, mais ils doivent aussi penser à la somme des pièces. Cela les aide à considérer les précédents et autres «conditionnels» qui influent sur la façon dont le travail s’articule.Soucieux des détails: Une personne ayant une vue d’ensemble peut potentiellement définir les parties de haut niveau d’un engagement Agile (dans la mesure où Agile implique un «cadrage»). Mais si vous envisagez un grand projet ou un mandat, trouvez quelqu’un qui sait gérer les détails.Sceptique: Vos correspondances idéales ont tendance à être sceptiques quant aux estimations de tout le monde. Ils préfèrent surestimer plutôt que sous-estimer le travail. (Parfois, vous pouvez en avoir besoin pour recomposer l’estimation, si elle semble grossièrement surestimée.)Axé sur l’équipe: Tout le monde au sein de votre agence doit être à l’aise de travailler en équipe, mais c’est particulièrement important pour la personne qui effectue le cadrage personnalisé. Pourquoi? Parce qu’ils ont besoin de rassembler les contributions de toute votre agence; ce n’est pas une position en solo.A le temps de faire le cadrage: Assurez-vous de ne pas trop planifier le propriétaire de la portée personnalisée. Sinon, vous retarderez inutilement le processus de vente, ce qui pourrait vous coûter des opportunités ou créer des retards dans le travail facturable en cours d’exécution. Il s’agit de la partie «Capacité» de «Désir, compétence et capacité».Veut faire le cadrage: Même si tout le reste s’aligne, ils doivent toujours vouloir le faire. S’ils n’aiment pas le cadrage, y compris le travail avec l’équipe interne et les clients externes, ils ne conviennent pas. Il s’agit de la partie «Désir» de «Désir, compétence et capacité».

Existe-t-il des rôles qui mènent généralement une définition personnalisée au sein des agences? Oui; continuer à lire.

Analyse comparative par type d’agence: quels rôles mènent généralement à un cadrage personnalisé?

Qu’est-ce qui est «normal» lorsqu’il s’agit d’affecter des personnes à la création d’étendues personnalisées? La réponse varie selon le type d’agence, car la nature de votre travail détermine qui convient. Voici les normes de cinq types d’agences.

Agences axées sur le développement: Les chefs de projet (PM) ont tendance à posséder la portée de la création. C’est parce qu’ils ont un mélange de compétences techniques et d’intégration; ils comprennent [enough] sur les pièces individuelles pour considérer comment tout cela s’emboîte. Dans les grands ateliers de développement, un responsable technique, un architecte système ou un CTO peut diriger le cadrage personnalisé.Agences orientées marketing: Les chefs de projet possèdent généralement la portée de la création, mais il s’agit parfois d’un gestionnaire de compte (AM) ou d’un stratège. Si vous avez des MA ou des stratèges en charge de la portée, assurez-vous que quelqu’un de plus sceptique (comme un PM) effectue une double vérification avant que vos plans ne soient transmis aux clients. Pourquoi? Parce que les non-PM sont souvent trop optimistes.Agences à vocation créative: Les producteurs ont tendance à s’approprier le processus de création de champ d’application dans les agences de création. C’est parce qu’ils forment un pont naturel entre le client et les équipes internes. Dans certaines agences de création, les producteurs ont un titre de «chef de projet» – ou la délimitation peut être gérée par un responsable des services de création.Agences orientées RP: Pour le meilleur ou pour le pire, les agences de relations publiques ont tendance à demander aux gens de faire un peu de tout. Un comptable (par exemple, directeur de compte, superviseur de compte ou directeur de compte) jongle généralement entre la gestion de compte, la gestion de projet et son travail d’expert en la matière. Si vous n’avez pas de PM dédié, je vous recommande d’affecter votre responsable de comptes le plus axé sur les détails pour diriger la portée personnalisée.Agences axées sur l’optimisation: Si vous effectuez une optimisation du taux de conversion (CRO) ou un autre travail analytique, le propriétaire de la création de périmètre est généralement un analyste ou un autre expert en la matière (PME). Ils comprennent le travail, mais peuvent avoir du mal à intégrer les contributions des autres membres de l’équipe.

Y a-t-il des rôles d’agence qui ne devraient pas s’approprier la portée? Absolument; continuer à lire.

Attention: certains rôles ne doivent PAS faire de portée personnalisée

Ne mettez pas une personne trop optimiste en charge du processus de cadrage personnalisé de votre agence– ils auront tendance à sous-estimer le travail impliqué, ce qui signifie que vous dépasserez constamment votre budget, ce qui crée toutes sortes de maux de tête financiers et de PM et AM. Par exemple, ces rôles sont souvent des choix risqués:

Vendeurs (presque toujours): Je ne recommande pas de laisser les vendeurs «s’approprier» le processus de cadrage. Même s’ils ont de bonnes intentions, ils sont trop incités à conclure l’affaire… indépendamment du fait que la portée ait du sens. Cela se traduit souvent par une sous-tarification et / ou des promesses excessives. Ils ne comprennent pas toujours entièrement le travail, c’est-à-dire qu’ils «en savent assez» pour le vendre, mais pas assez pour évaluer pleinement toutes les pièces mobiles. L’éxéption? Lorsque vous vendez des services de découverte payante ou d’autres services produits; dans ce cas, il y a tendance à avoir des «garde-fous» de vente trop prometteurs.Gestionnaires de compte (parfois): Si un responsable de compte n’est pas axé sur les détails, je ne le chargerais pas de créer une portée personnalisée détaillée. Mais comme ils ont tendance à être enthousiastes et axés sur les relations, votre AM est probablement une bonne personne pour présenter la portée à vos clients.Le propriétaire (souvent): Si vous avez déjà pensé: «Nous devrions faire ce travail client à l’équilibre parce que nous avons besoin de l’argent pour la paie», ne vous mettez pas en charge de la portée. Si la délégation n’est pas une option, discutez au moins des portées avec quelqu’un de plus sceptique avant de les envoyer au client.

Si l’un de ces rôles vous ressemble, retirez la portée de votre assiette dès que possible, sinon vous vous rendez la vie plus difficile pour vous et votre équipe.

Que pouvez-vous faire pour «opérationnaliser» la création (ou l’amélioration) de votre processus de cadrage? Continuer à lire.

Comment pouvons-nous créer un processus de cadrage personnalisé plus rentable?

N’oubliez pas que si votre agence effectue un travail personnalisé, vous voudrez vous assurer que le propriétaire du processus a le désir, la compétence et la capacité de faire le travail. De même, ils devraient tendre au scepticisme. Sinon, vous risquez de gagner la transaction… et de vous brûler sur les marges bénéficiaires brutes.

Voici où je recommande de commencer la refonte de votre processus de cadrage:

Identifiez 2 ou 3 engagements passés avec des clients représentatifs du travail futur que vous aimeriez faire. Votre objectif est de trouver des échantillons récents qui peuvent vous aider à prédire comment ils pourraient se dérouler à l’avenir. Par exemple, il peut s’agir d’un projet similaire ou d’un mandat similaire, même si les détails exacts sont uniques.Débriefing sur votre processus de cadrage personnalisé actuel. C’est-à-dire: qu’est-ce qui fonctionne, qu’est-ce qui ne fonctionne pas et que devez-vous faire différemment? Assurez-vous d’inclure les personnes ayant un impact sur la portée, y compris vos vendeurs et votre équipe de livraison.Créez ou développez votre bibliothèque d’estimations. J’ai travaillé en tant que PM dans deux agences orientées sur mesure. Dans un premier temps, nous avions une «bibliothèque» interne d’estimations – par exemple, une page d’accueil supposait X heures pour la conception, Y heures pour le développement back-end et Z heures pour le développement frontal. En tant que PM, j’utiliserais cela comme point de départ, puis j’appliquerais des experts techniques pour le soutien «d’ingénierie des ventes». Cela a pris du temps, mais nous étions en train de créer des lunettes personnalisées à six chiffres, donc cela en valait la peine.Créez des catégories de suivi du temps pour encourager un bon cadrage. Vous souhaitez créer des incitations pour que les membres de l’équipe passent suffisamment de temps sur la portée personnalisée. Si vous envisagez de travailler pour un client existant, vous pouvez suivre la portée (facturable) dans la gestion de projet. Si vous ciblez un client potentiel, créez une catégorie de développement commercial (non facturable de grande valeur) pour «Assistance aux ventes» ou similaire.Libérez de l’espace dans l’horaire du propriétaire de l’oscilloscope. Si vous attribuez à quelqu’un la tâche de créer une étendue personnalisée mais qu’il est surchargé avec d’autres travaux, quelque chose va glisser. Nous avons tous des problèmes de temps … mais chaque fois que vous avez besoin de leur aide, vous créez un cercle vicieux.

Question: Quelle est votre prochaine étape pour améliorer le processus de cadrage personnalisé de votre agence?