Quelles sont les principales tendances de gestion de projet que les agences doivent surveiller? Trouvez les bonnes réponses dans cet article.

En tant que chef de projet, vous avez du pain sur la planche.

Il ne suffit pas de maîtriser les nuances de la gestion de projets dans le domaine créatif – une question difficile en soi – vous devez également vous tenir au courant des derniers développements en matière de gestion de projet.

Alors que les principes de base de la gestion de projet sont restés essentiellement les mêmes, les outils que vous utilisez pour les mettre en œuvre ont radicalement changé. SaaS, convivialité mobile, intégration de données – tous les mots à la mode il y a dix ans sont désormais les piliers de l’industrie.

Alors que nous entrons dans une nouvelle décennie, c’est le bon moment pour demander: quelles sont les tendances de gestion de projet que vous devez surveiller? Comment mettre en place les efforts de gestion de projet de votre agence pour réussir dans les années à venir?

Je vais approfondir les tendances qui définiront la gestion de projet en 2020 et au-delà. Nous examinerons certaines tendances clés à adopter, ainsi que certaines tendances trop fortes à éviter.

Les besoins de gestion de projet de l’agence sont différents

Le domaine de la gestion de projet a été historiquement lié aux industries avec des livrables physiques clairs et évolutifs.

Pensez à la construction ou à la production en usine. Obtenez le processus pour fabriquer un widget à droite et vous pouvez généralement le faire évoluer pour produire 10 000 widgets.

Il va sans dire que la gestion de projet d’agence est différente.

Bien que je ne sois même pas entré dans l’absurdité de traiter le travail créatif comme une chaîne de production en usine, il y a des défis très réels auxquels un chef de projet créatif doit faire face:

Problèmes de mise à l’échelle: Le travail en agence ne se modifie pas facilement. Vous ne pouvez pas ajouter indéfiniment des ressources et vous attendre à ce que la production évolue proportionnellement. La répartition du travail au sein de votre équipe devient donc un défi.Manque de fongibilité: Le travail en agence n’est pas non plus fongible. Vous ne pouvez pas échanger une création avec une autre et espérer les mêmes résultats. Vous devez planifier des mois à l’avance pour vous assurer que la bonne création fonctionne sur le bon travail.Utilisation non localisée: Bien que le travail à distance ait eu un impact sur toutes les industries, il a laissé une marque beaucoup plus grande dans l’industrie créative (par rapport à, disons, la fabrication). Vous, ainsi que les personnes que vous dirigez, voudrez accéder à leurs outils en dehors du bureau.Fragmentation des connaissances: Le travail intérimaire est essentiellement un travail de connaissance. Et les connaissances – subjectives (apprentissages du projet) aussi bien qu’objectives (données) – ont l’habitude de se fragmenter avec le temps. En tant que chef de projet, vous devez transformer des connaissances fragmentées en informations exploitables.

Relever ces défis signifie adopter les nouvelles tendances de gestion de projets axées sur les agences.

Je vais examiner quelques-unes de ces tendances ci-dessous.

Adoptez ces 5 tendances de gestion de projet

Dans une nouvelle décennie, voici quelques tendances PM qui vous aideront à exceller dans les années à venir:

1. Passer à des outils de gestion de projet spécialisés

« Outils de gestion de projet » qwanturank et vous trouverez littéralement des centaines d’options parmi lesquelles choisir.

Mais toutes ces options sont-elles également bonnes pour une agence?

En grande partie, non. Les agences sont des bêtes différentes des sociétés de logiciels ou de fabrication. Les outils pour les gérer devraient également être différents.

Comme un chef de projet me l’a dit un jour, «la gestion de projet n’est pas un chapeau; Une taille unique ne convient pas à tous ».

Si vous utilisez un logiciel PM à usage général, c’est le bon moment pour vous demander: pourquoi? Les outils de PM orientés verticalement offrent beaucoup plus d’utilité pour votre cas d’utilisation spécifique. S’en tenir à des logiciels non spécialisés ne fait que limiter votre potentiel.

Évaluez vos outils PM actuels. Demandez: cela correspond-il à vos besoins spécifiques? Ou devez-vous vous débattre pour répondre à vos besoins?

Un logiciel PM à usage général peut suffire pour une petite entreprise. Mais à mesure que votre agence évolue, vous constaterez que le manque de fonctionnalités axées sur l’agence est un obstacle à la croissance.

Cela soulève la question – à quoi devrait ressembler un outil de gestion de projet axé sur l’agence?

Pour commencer, il devrait:

Soyez d’abord la collaboration: Le travail créatif est un travail collaboratif. La séparation des PM et de la collaboration est un moyen simple de réduire la productivité et d’augmenter la frustration créative.Focus sur la gestion des ressources: Gérer des projets d’agence signifie gérer des ressources – à temps plein et en freelance. Des capacités de gestion des ressources médiocres ou absentes vous permettront de jongler avec des feuilles de calcul au lieu de déléguer des tâches.Posséder de solides capacités de gestion des tâches: Attribuer la bonne tâche à la bonne ressource au bon moment est essentiel pour une gestion de projet créative. Recherchez des outils dotés de solides fonctionnalités de gestion des tâches.

2. Fiez-vous aux données, pas à l’intuition

Chaque chef de projet expérimenté développe une compréhension intuitive des exigences du projet et des ressources au fil du temps.

Mais dans le cadre de l’agence, l’intuition ne suffit pas.

Trois raisons pour lesquelles:

Taux d’attrition élevé: Les agences de création ont l’un des taux d’attrition les plus élevés de toutes les industries. Le taux de désabonnement constant signifie que les PM peuvent rarement vraiment comprendre intuitivement les schémas de travail de leurs ressources.Nature du travail créatif: Le travail créatif est naturellement arythmique. Une étincelle d’inspiration peut vous aider à en faire plus en 10 minutes qu’en 10 heures. La planification d’un tel travail nécessite une compréhension basée sur les données des modèles et des approches de toutes vos ressources.Rapports basés sur les données: De plus en plus de clients demandent à leurs partenaires d’agence des résultats plus tangibles. Sans données, vos rapports ne peuvent être que qualitatifs et non quantitatifs.

Une approche de gestion de projet axée sur les données résout un grand nombre des problèmes que vous rencontrez habituellement dans les agences.

Prenons l’exemple de l’affectation des tâches. Si vous disposez de données de projet historiques, vous pouvez estimer quelles ressources sont en retard sur quelles tâches. Cela peut vous aider à éviter d’affecter des tâches urgentes à des ressources qui sont généralement en retard sur certaines tâches.

Plus important encore, l’accent mis sur les données vous aide à créer le type de rapports que les clients souhaitent en 2020 – riches en données et axés sur les métriques.

Essayez de passer à une approche de gestion de projet qui priorise la collecte et l’analyse des données. Plus vous collectez de données, plus vous aurez d’informations sur votre façon de travailler.

3. Briser les silos

En 2020, je n’ai pas besoin de vous rappeler que les silos sont mauvais pour les affaires. Comme l’écrit un auteur dans Harvard Business Review:

« Les silos créent un environnement où le partage et la collaboration pour autre chose que les intérêts particuliers d’un silo sont pratiquement impossibles. »

Les silos sont particulièrement mauvais pour les agences créatives car ils conduisent à l’atomisation des connaissances. Ce qu’une équipe ou un département apprend n’est pas partagé par d’autres. Les connaissances organisationnelles – cet outil essentiel pour l’innovation créative – restent enfermées.

La clé pour briser les silos est d’empêcher leur accumulation en premier lieu. L’adoption d’outils et de pratiques de gestion qui obligent votre organisation à partager et à intégrer est un puissant moyen de dissuasion contre la siloisation.

Par exemple, si vos outils de comptabilité et de gestion de projet sont hébergés sur la même plateforme, le partage de données devient aussi simple que de modifier les autorisations des utilisateurs.

De même, si différents services partagent les mêmes outils, vous pouvez facilement créer un tableau de bord de projet pour accéder aux données interservices en temps réel.

Le tableau de bord du projet de Workamajig collecte des données provenant de différents services pour vous donner une vue d’ensemble des performances de votre agence

Que ce soit la tendance clé de la gestion de projet qui vous guide dans la nouvelle décennie: plus d’intégration, moins de silos.

4. Adoptez des pratiques de documentation solides

Dans la vie comme dans les projets créatifs, le changement est inévitable.

Mais lorsque vous ne documentez pas les demandes de changement, vous flirtez avec le fluage de la portée. Vous ne pouvez pas suivre les modifications, ni vous référer au mémoire d’origine pour corriger les clients. Changez le ballon des demandes et avant que vous le sachiez, votre projet s’est égaré.

La plupart des projets connaissent une certaine forme de fluage de la portée, comme le montrent les données PMI

Comment gérez-vous ce problème?

En adoptant de solides pratiques de documentation.

Tout ce que vous créez ou collaborez doit être stocké dans un référentiel accessible de manière centralisée. Cela comprend tout, des notes de réunion de lancement du projet et des demandes de changement aux plans de communication et aux diagrammes de Gantt.

Cette documentation obsessionnelle sert plusieurs objectifs:

Il vous protège contre les risques et les demandes inutiles des partenaires et des clients Il vous aide à créer un référentiel de connaissances – vous pouvez vous tourner vers des documents stockés pour apprendre des projets réussis Il vous aide à créer et à optimiser vos modèles Il facilite le partage de documents entre les équipes

Essayez d’utiliser des outils PM qui créent automatiquement des référentiels centralisés de tous vos documents. Cette bibliothèque de documents devrait idéalement être accessible à tous (avec les autorisations requises, bien sûr) depuis n’importe quelle plate-forme.

5. Double-down sur la gestion des ressources

Peu d’industries dépendent autant des ressources que l’industrie créative. La qualité de vos créations aura un impact marqué sur la qualité de votre travail.

Le sous-investissement dans la gestion des ressources dans ce contexte est une recette pour un désastre.

Regardez autour de votre agence. Savez-vous, en un coup d’œil, ce que fait chaque ressource? Savez-vous quel genre de talent se cache dans les différentes équipes et départements de l’agence? Avez-vous planifié leurs horaires pour la semaine, le mois ou même le trimestre à venir?

Si vous utilisez des techniques de gestion de projet à l’ancienne, la réponse sera probablement non.

La gestion d’une agence moderne nécessite une compréhension pointue de vos ressources, de leurs horaires et de leurs compétences. Vous devez être un leader, des ressources humaines et un chef de projet réunis en un seul. Associez une ressource avec le bon projet pour leurs compétences et vous verrez la magie. Échouez et vous verrez une main-d’œuvre démoralisée et des projets déraillés.

Pour réaliser cet exploit de jonglage de ressources, vous devez:

Accédez à des données au niveau des ressources telles que les affectations actuelles, la disponibilité future, les enregistrements de travaux antérieurs, etc. Reconnaissez les compétences disponibles pour vous dans toute l’organisation, y compris les équipes qui ne sont pas directement gérées par vous Disposez de mises à jour en temps réel sur la disponibilité, les vacances et les performances

En tant que chef de projet, vous avez la tâche peu enviable de garder vos ressources heureuses sans affecter la productivité. Plus votre suite d’outils de gestion des ressources est robuste, mieux vous serez dans cette tâche.

Cela couvre les tendances cruciales de gestion de projet que vous devez adopter pour rester d’actualité en 2020.

Mais qu’en est-il des tendances que vous devez ignorer?

Je vais en examiner quelques-uns ci-dessous.

Évitez ces tendances de gestion de projet

Avec la pléthore d’approches, de plates-formes et de tactiques de gestion de projet à votre disposition aujourd’hui, il est facile de se laisser influencer par des modes et des tendances qui sonnent bien sur le papier.

En particulier, il y a quelques tendances à rechercher:

1. Outils de bureau uniquement

En 2020, s’en tenir aux outils de gestion de projet réservés aux ordinateurs de bureau est à peu près aussi pertinent que les magnétoscopes et les locations à succès. Vous, ainsi que les personnes avec lesquelles vous travaillez, travaillerez à partir de leurs domiciles, aéroports, hôtels et cafés.

Les limiter à un environnement de bureau uniquement est un moyen facile de réduire leur productivité. Sans oublier que ce ne sera pas une bonne idée lorsque vous essayez d’embaucher des créatifs – les gens intelligents ne veulent pas travailler avec des outils obsolètes.

2. Gestion hiérarchique

Hiérarchies rigides et créativité ne se mélangent pas vraiment. Même sans l’archétype de la «création rebelle», des hiérarchies strictes ne se prêtent pas bien à l’innovation et à la collaboration.

Comme l’a déclaré HBR célèbre, la hiérarchie est surfaite.

Bien que vous ne deviez pas aller jusqu’à adopter une structure organisationnelle plate (qui a ses propres défauts), il est logique d’adopter une approche flexible des hiérarchies.

Ne forcez pas les membres de l’équipe à jouer des rôles strictement «juniors» ou «seniors». Adoptez plutôt une approche fluide où les contributions d’un membre «junior» de l’équipe sont jugées aussi importantes que celles d’un vétéran. Les bonnes idées peuvent venir de partout. Des hiérarchies strictes découragent ceux qui sont en bas de s’exprimer.

Jumelez des vétérans avec des novices et mettez en place vos équipes à la fois pour le bénéfice du projet et pour la santé à long terme de l’entreprise. Si les membres de votre équipe novice peuvent en apprendre davantage sur chaque projet, ils feront rapidement partie du groupe compétent et vous pourrez diversifier encore plus la structure de votre équipe.

À vous

Le domaine de la gestion de projet évolue rapidement. Les nouvelles technologies bouleversent les anciens schémas et modifient notre façon de travailler. Je n’ai même pas couvert les développements prometteurs tels que la gestion de projet basée sur l’IA et l’automatisation complexe.

En tant que chef de projet, il est essentiel de garder un œil sur cet horizon de changement. Repérez rapidement les tendances et bénéficiez de l’avantage du premier moteur lorsque vous les adoptez.