La semaine dernière, j’ai eu un peu de panique avec ma newsletter. Comme toujours, je vérifie mes e-mails juste après 10h00 pour voir que le message a bien été livré. Cependant, à 10 h 15, rien n’était arrivé et je craignais qu’il n’ait été envoyé. Je me suis donc connecté à mon système de marketing par e-mail, MailChimp, pour constater que la newsletter avait été envoyée, livrée et déjà ouverte par plusieurs centaines de personnes. Alors pourquoi n’ai-je pas eu le mien? Selon les rapports d’analyse, il avait été livré avec succès. Vous l’avez déjà deviné, j’en suis sûr. Il était arrivé mais était dans mon dossier spam.

Oui, ma propre newsletter, envoyée par moi, à moi-même, a été traitée par le filtre anti-spam comme quelque chose que je ne voudrais pas. Et cela malgré l’envoi et la réception réussis de ma newsletter en ligne depuis plus de 20 ans. Je voulais savoir ce qui se passait.

Tous mes e-mails à mes différentes adresses e-mail sont détournés vers un seul compte Gmail. Au cours des dernières semaines, il s’est avéré que les filtres anti-spam de Gmail ont eu un problème, signalant que des éléments étaient du spam, alors qu’ils ne le sont pas, tout en laissant passer les e-mails indésirables dans la boîte de réception.

Cela s’est produit à un moment difficile car la pandémie COVID a connu une augmentation significative du spam. Les spammeurs ont probablement plus de temps libre. De plus, je suppose qu’ils pensent qu’avec plus de gens à la maison, il y a plus d’opportunités.

La combinaison d’une augmentation du spam et de filtres affaiblis ne signifie qu’une chose. Vous recevez de plus en plus de courriels indésirables chaque jour. Ils occupent environ quatre heures de votre semaine de travail – près de neuf jours par an. C’est presque l’équivalent de vos vacances annuelles entièrement consacrées à la lutte contre le spam. Prendriez-vous deux semaines de congé juste pour faire ça?

Ce serait mieux si vous repreniez le contrôle; sinon, vous passerez plus de temps sur des tâches inutiles dans votre système de messagerie. Tout d’abord, allez à «Ai-je été Pwned» (oui, c’est l’orthographe correcte…!). Entrez votre adresse e-mail et vérifiez les résultats. Si des pirates ont volé votre adresse e-mail, elle a presque certainement été envoyée à des spammeurs. Il est donc temps d’abandonner cette adresse e-mail et d’en obtenir une nouvelle. Vous pouvez avoir une adresse qui correspond à votre nom, telle que «graham.jones @». Cela pourrait être une convention au sein de votre bureau, ou cela pourrait être utile pour l’image de marque. Mais si votre adresse e-mail a été volée, sa modification fonctionnera mieux à long terme. Par exemple, je pourrais changer pour «gjones @». Il existe toujours un moyen de contourner les conventions de dénomination des e-mails qui vous sortiront des griffes des spammeurs.

La deuxième chose à faire est de «mettre sur liste noire» ou de filtrer toutes ces adresses de livraison indésirables. Faites-le dans votre programme ou service de messagerie, et tous ces e-mails indésirables n’arriveront jamais, même pas dans votre dossier spam. Vous ne les verrez jamais.

De plus, c’est une bonne idée d’ajouter toutes les adresses souhaitées à la «liste blanche», car cela garantira qu’elles ne vont pas par erreur dans le dossier spam, ce qui vous fera gagner du temps à rechercher les e-mails qui ont «disparu». (Je me suis maintenant inscrit sur la liste blanche, d’ailleurs, pour éviter l’erreur de la semaine dernière…!).

Si vous avez besoin d’une adresse e-mail pour vous inscrire ou pour tester des choses, utilisez un service comme Ten Minute Email. Cela vous donne une adresse e-mail «jetable». Vous pouvez les utiliser pour accéder à quelque chose, mais vous ne recevrez plus jamais d’informations ou de spam car l’e-mail que vous avez utilisé n’existera plus.

En suivant ces étapes, vous aurez plus de temps pour traiter les e-mails valides, plutôt que de perdre des heures chaque semaine en spam. Cependant, prendre le contrôle de votre messagerie n’est pas fini alors.

De nombreuses personnes perdent du temps à trier leurs e-mails. Il n’est plus nécessaire de le faire car les fonctionnalités de recherche sur les systèmes de messagerie sont bonnes. Lisez simplement l’e-mail, traitez-le puis archivez-le. Vous pouvez automatiser ce processus dans la plupart des systèmes de messagerie, qui archiveront les e-mails une fois qu’ils auront été lus. Une étude de l’Université Carnegie Mellon a révélé que les personnes qui trient leurs e-mails dans divers dossiers passent environ 25 minutes par jour à le faire et prennent 37% de plus pour répondre aux messages que les personnes qui n’ont pas de structure de dossiers. Ils ont également constaté que si vous laissez des e-mails traités dans votre boîte de réception, cela ajoute 25 minutes supplémentaires à votre journée de travail.

Le message de cette étude est clair. Traitez un e-mail, puis déplacez-le dans une seule archive. Et si vous vous êtes assuré que votre charge de spam est au minimum absolu, vous vous épargnerez un jour par semaine.

Étant donné que nous sommes en récession et que nous allons devoir travailler encore plus fort pour être compétitifs et réussir, nous devons utiliser notre temps de manière judicieuse et productive. Maîtriser votre système de messagerie serait un excellent point de départ afin que vous puissiez regagner cette journée supplémentaire et ainsi faire des activités plus productives.